La guía para gerentes sobre estilos de comunicación

La comunicación es un componente clave de nuestro trabajo por lo que saber cómo comunicarte de manera efectiva con tu equipo es fundamental. Hacer nuestro propio trabajo, colaborar con los miembros del equipo, delegar el trabajo a los compañeros de equipo y compartir informes de progreso; todas estas iniciativas dependen de una comunicación efectiva.

Ahí es donde los cuatro estilos de comunicación entran en acción. Estos cuatro estilos clasifican cómo las personas se comunican. Son un concepto muy usado en toda la web, y muchas personas creen que comprender su estilo de comunicación puede ayudarlos a colaborar de manera más efectiva con los miembros del equipo.

El problema es que si solamente te centras en el estilo de comunicación de una persona, corres el riesgo de perder de vista el panorama general. Tal vez un compañero de equipo use un estilo agresivo o pasivo para comunicarse, pero ¿por qué lo hace? Si parece un comunicador agresivo, ¿de dónde proviene esa agresión? O tal vez hace comentarios aparentemente pasivo-agresivos, ¿qué lo llevó a sentir que no podía comunicarse de manera más directa? Comprender los motivos que influyeron en el estilo de comunicación de las personas, en lugar de centrarse únicamente en el efecto, puede ayudarte a apoyar mejor a tu equipo y ayudarlos a comunicarse de forma más eficiente.

¿Qué es la comunicación?

La comunicación es el proceso mediante el cual una persona transmite un mensaje a otra a través de un canal determinado. En el entorno laboral, este proceso incluye tanto el contenido del mensaje como la forma en que se comparte, e influye directamente en la coordinación, la toma de decisiones y el clima del equipo.

Para entenderla mejor, conviene tener en cuenta sus elementos básicos: quién emite el mensaje, quién lo recibe, qué se quiere comunicar, por qué canal se envía y en qué situación se produce. Cuando uno de estos elementos falla, aparecen malentendidos, retrasos o decisiones tomadas con información incompleta.

Partir de esta base te ayudará a distinguir los distintos tipos de comunicación y a elegir el formato más adecuado para cada situación laboral.

Tipos de comunicación en el trabajo

En el entorno laboral, la comunicación se clasifica en cuatro tipos principales según el formato del mensaje. Cada uno tiene usos específicos que conviene conocer para elegir el más adecuado en cada situación.

Comunicación verbal

Es la que se produce al hablar, ya sea en una reunión, una llamada o una conversación individual. Resulta útil cuando necesitas resolver dudas en el momento, tratar un tema sensible o tomar una decisión con rapidez.

Comunicación no verbal

Incluye gestos, expresiones faciales, postura, tono y ritmo de voz. En el entorno laboral, puede reforzar el mensaje o contradecirlo, por lo que conviene observarla con la misma atención que las palabras.

Comunicación escrita

Se da en correos, comentarios, documentos, mensajes y actualizaciones de proyecto. Es especialmente útil cuando necesitas dejar constancia, compartir contexto o coordinar trabajo de forma clara entre varias personas.

Comunicación visual

Usa elementos como cronogramas, tableros, diagramas, presentaciones o informes de estado para hacer que la información sea más fácil de entender. Resulta muy práctica cuando quieres mostrar prioridades, progreso o bloqueos de un vistazo.

Comunicación según su dirección y formalidad en la empresa

Además del formato, la comunicación interna en las organizaciones se clasifica según su nivel de formalidad y la dirección en que fluye dentro de la estructura jerárquica.

Comunicación formal e informal

La comunicación formal sigue canales y normas definidos, como reuniones planificadas, informes o comunicaciones internas. La informal surge en interacciones cotidianas, como una conversación rápida entre compañeros. Ambas son útiles, siempre que quede claro cuándo hace falta dejar constancia y cuándo basta con un intercambio más ágil.

Comunicación vertical

Se produce entre distintos niveles de la organización. Puede seguir un enfoque descendente, cuando una persona responsable comparte prioridades, instrucciones o decisiones, o ser ascendente, cuando el equipo traslada información, dudas o propuestas a quienes lideran el trabajo.

Comunicación horizontal

Es la que se da entre personas o equipos con un nivel similar de responsabilidad. Ayuda a coordinar tareas, compartir información y evitar silos, especialmente cuando varias áreas dependen unas de otras para avanzar.

¿Qué son los estilos de comunicación?

Los estilos de comunicación describen las diferentes maneras en que se comunican las personas. Existen cuatro estilos principales de comunicación: comunicación pasiva, comunicación agresiva, comunicación pasivo-agresiva y comunicación asertiva. Cada estilo puede manifestarse de forma verbal, no verbal o escrita.

Los 4 estilos de comunicación

A continuación te explicamos cómo reconocer cada estilo en el trabajo y qué señales no verbales suelen acompañarlo:

• Estilo de comunicación pasiva. Las personas que poseen este estilo de comunicación rara vez expresan su opinión y suelen seguir la corriente. Los comunicadores pasivos no suelen ser conflictivos e incluso pueden parecer sumisos. Su comunicación no verbal puede incluir expresiones como cruzar los brazos y evitar el contacto visual.

• Estilo de comunicación agresiva. Las personas que se comunican de esta forma suelen estar muy convencidas de su opinión, hasta el punto de que posiblemente no escuchen las opiniones de sus compañeros. Es probable que durante una conversación interpongan sus propias ideas con frecuencia y a veces hasta pueden usar un lenguaje de confrontación como «estás equivocado» o «no lo entiendes». Su comunicación no verbal incluye mantener un contacto visual intenso.

• Estilo de comunicación pasivo-agresiva. Las personas con este estilo de comunicación no verbal no se sienten cómodas al manifestar sus opiniones. Su comunicación verbal no suele coincidir con su comunicación no verbal. Por ejemplo, pueden decir que están emocionadas, pero muestran un lenguaje corporal contradictorio, como fruncir el ceño u hombros caídos.

• Estilo de comunicación asertiva. Las personas con este estilo de comunicación saben cómo defenderse. Son el tipo de comunicadores que saben cómo expresar sus opiniones y defender lo que quieren. Los comunicadores asertivos pueden usar gestos con las manos mientras se comunican de manera no verbal, y es probable que tengan expresiones faciales relajadas o que muestren felicidad al hablar.

Los beneficios de la comunicación asertiva

En un lugar de trabajo ideal, todo el mundo usaría un estilo de comunicación asertiva. Este estilo se basa en el respeto mutuo (Clínica Mayo, en inglés), fomenta la colaboración y permite que cada persona exprese sus necesidades con claridad. Los comunicadores asertivos entienden sus prioridades y se sienten cómodos mostrándose como son.

Las personas con estilos de comunicación asertiva son capaces de:

• expresar sus sentimientos de manera efectiva al comunicarse con los demás

• priorizar la colaboración y la comunicación

• pedir comentarios a los demás ara seguir mejorando

• tener conversaciones claras y respetuosas

• defender sus necesidades en el trabajo

Gracias a su capacidad para comunicarse de manera efectiva en el trabajo, los comunicadores asertivos generalmente se benefician de:

• tener autoestima alta

• tener autoconciencia

• respeto mutuo en el trabajo

• tener objetivos y expectativas claros

• tener grandes habilidades de comunicación

¿Qué sucede con los demás estilos de comunicación?

Si estás leyendo este artículo, seguramente estés tratando de mejorar la comunicación con los miembros de tu equipo de alguna manera, independientemente de que estén usando un estilo de comunicación pasivo, agresivo o pasivo-agresivo.

A simple vista, los estilos de comunicación influyen en la forma en que los miembros del equipo se expresan. Estos estilos pueden afectar la forma en que un miembro del equipo se comporta en una reunión individual, se comunica por email o interactúa con sus colegas. Los estilos de comunicación son reales, e identificar el estilo de un miembro del equipo es el primer paso para permitir una comunicación efectiva en el trabajo.

Cómo identificar las causas fundamentales del estilo de comunicación de un miembro del equipo

No basta con identificar simplemente el estilo de comunicación de un miembro del equipo. Como puedes imaginar, algunos estilos de comunicación pueden crear conflictos en el trabajo. Por ejemplo, un compañero con un estilo de comunicación agresiva puede provocar que otros miembros del equipo tengan dificultades para expresar sus opiniones.

Si un miembro del equipo se expresa con un estilo de comunicación negativo o difícil, probablemente exista un motivo subyacente, como estrés o confusión en el trabajo. Cuando puedas identificar el estilo de comunicación de esa persona, podrás abordar lo que le impide comunicarse de manera asertiva.

Es muy probable que los miembros de tu equipo quieran comunicarse de manera asertiva, ya que esta es la mejor manera de crear un entorno abierto y honesto. Incluso en equipos competitivos, como ventas o legales, la comunicación asertiva permite que los miembros del equipo expresen sus ideas de manera eficiente y colaboren con sus colegas. Si no se comunican de forma asertiva, es probable que exista algún obstáculo en el trabajo que les impida ser ellos mismos.

Como gerente del equipo, puedes hacer algo al respecto. Al centrarte en el estilo de comunicación de cada miembro del equipo, podrás identificar los motivos por los que podrían estar comunicándose de manera agresiva, pasiva o pasivo-agresiva, y planificar cómo abordarlo. Puedes implementar procesos y sistemas de apoyo para garantizar que los miembros del equipo se sientan cómodos siendo ellos mismos en el trabajo. Cuando elimines los obstáculos, los miembros del equipo se sentirán capacitados para comunicarse de manera asertiva y defender sus propias necesidades.

Cómo brindar apoyo a las personas con estilos de comunicación pasiva

Si un compañero parece tener un estilo de comunicación pasiva, puede sentirse incómodo o sufrir de ansiedad social (Verywell Mind, en inglés) en el trabajo. Según la Clínica Mayo (en inglés), los comunicadores pasivos suelen experimentar altos niveles de estrés. De hecho, según el Índice de la anatomía del trabajo, el 42 % de los trabajadores del conocimiento calificaron su estrés como alto o muy alto durante el año pasado.Cómo puedes ayudar: comparte un plan de comunicación

Un plan de comunicación es un esquema de cómo y dónde el equipo se comunicará en torno al trabajo. Esto podría incluir qué herramientas deben usar los miembros del equipo, cuándo usar la comunicación en vivo o la comunicación fuera de línea y quién es responsable de cada uno de los canales del equipo. Al eliminar las confusiones de la comunicación laboral, puedes ayudar a los miembros del equipo que sufren de ansiedad social o se sienten muy estresados.

Al compartir un plan de comunicación, asegúrate de aclarar los siguientes puntos:

• qué canal debería usarse para cada tipo de comunicación

• cuándo los miembros del equipo deben comunicarse de forma sincrónica (en vivo) o

  asincrónica (cada uno a su tiempo)

• con qué frecuencia se deben compartir las actualizaciones

• cómo los miembros del equipo pueden indicar cuándo están ausentes o en modo enfoque

La parte más importante de compartir tu plan de comunicación para ayudar a los compañeros que se comunican de forma pasiva es aclarar qué herramientas deben usarse y para qué. Por ejemplo, en Asana usamos:

• Asana para comunicarnos de forma asincrónica sobre temas relacionados con el trabajo, como compartir actualizaciones, comentarios o informes de estado de proyectos.

• Slack para charlas sincrónicas en vivo y para consultas rápidas.

• Email para comunicarnos con las personas colaboradoras externas que no están en Asana.

• Zoom o Google Meet para las reuniones de equipo y las conversaciones cara a cara con nuestro equipo global.

Cómo colaborar con las personas con estilo de comunicación agresiva

Si un miembro del equipo muestra un estilo de comunicación agresiva, es posible que sienta que no recibe suficiente apoyo en el trabajo. Este comportamiento puede provocar que otros compañeros reaccionen de forma defensiva, lo que a su vez aumenta la tensión. Según la Clínica Mayo (en inglés), quienes usan este estilo pueden obtener lo que quieren a corto plazo, pero corren el riesgo de dañar la confianza del equipo.

Cómo puedes ayudar: aclara las funciones y responsabilidades del proyecto

Es posible que el miembro de tu equipo se comunique con un estilo agresivo porque cree que es la única forma de obtener lo que quiere. La mejor manera de apoyarlo es aclarar quién está trabajando en qué y cuáles son las responsabilidades de cada miembro del equipo en un proyecto determinado. Esto también te permitirá guiar al equipo hacia un estilo de comunicación más asertiva.

Para hacerlo, considera la posibilidad de crear gráficos RACI para aclarar las diferentes funciones que cada miembro del equipo desempeña en el proyecto. RACI es el acrónimo de:

• Responsable: Esta persona está a cargo del trabajo de forma directa y será quien pueda responder cualquier pregunta. En un gráfico RACI, cada tarea o iniciativa tiene solamente un responsable.

• Aprobador: Esta persona está a cargo de supervisar el trabajo. Es la responsable de asegurarse de que se realice todo el trabajo a tiempo. En un gráfico RACI, cada tarea o iniciativa tiene solamente un aprobador.

• Consultado: Es la persona o personas encargadas de dar el visto bueno al trabajo antes de que se finalice. Puede haber varios consultados.

• Informado: Estas personas están conectadas con el trabajo que se está realizando, aunque no es necesario que participen en ninguno de los ciclos de revisión. Se las debe mantener informadas sobre el progreso del trabajo. Puede haber varios informados.

Un gráfico RACI puede brindarle al miembro de tu equipo una idea clara sobre quién es directamente responsable de realizar determinadas funciones y quién es la persona encargada de revisar o brindar comentarios. Un gráfico RACI puede ayudar a un colega con un estilo de comunicación agresivo de dos maneras:

• Si están incluidos en el gráfico RACI, allí se detallan con claridad las funciones que debe cumplir su rol.

• Si no están incluidos en el gráfico RACI, pueden comprender claramente que no participan en dicho trabajo.

Cómo ayudar a las personas con estilos de comunicación pasivo-agresivo

Si un miembro del equipo parece tener un estilo de comunicación pasivo-agresivo, puede sentir que sus opiniones no serán aceptadas por el equipo (Verywell Mind, en inglés). Si no han tenido buenos resultados con la comunicación directa en el pasado, es posible que hayan recurrido al estilo pasivo-agresivo. Según la Clínica Mayo (en inglés), estas personas no se sienten cómodas expresando sus necesidades de forma directa.

¿Cómo puedes ayudar? Dedica tiempo a fortalecer los vínculos del equipo

Para poder animar a estos compañeros a dejar atrás ese estilo de comunicación, es necesario trabajar con todo el equipo. Si aún no lo has hecho, asegúrate de que los miembros de tu equipo se conozcan fuera del contexto laboral. Esto también les permitirá entender cómo pueden colaborar mejor como equipo y comunicarse sin problemas.Anima a los miembros del equipo a que se conozcan entre sí. Siempre que sea posible, anímalos a que organicen charlas de café o reuniones individuales con sus compañeros (en Asana las hacemos cada dossemanas) para que puedan vincularse.

Cómo la IA está transformando la comunicación en los equipos

La IA está cambiando la forma en que los equipos comparten información, preparan actualizaciones y hacen seguimiento del trabajo. Bien aplicada, puede ayudar a resumir conversaciones, ordenar contexto y reducir parte de la coordinación manual que más tiempo consume.

El informe State of AI at Work de Work Innovation Lab llama AI Scalers a las organizaciones que no se limitan a probar herramientas nuevas, sino que rediseñan la forma de trabajar para que la IA aporte claridad real. Según el informe, estas organizaciones tienen 2,5 veces más probabilidades de coordinar el trabajo de forma efectiva entre equipos. La diferencia no está solo en usar IA, sino en usarla sobre procesos claros, con responsables definidos y acuerdos compartidos.

Cuando esa base no existe, aparece el coste de la desconexión: la información queda repartida entre herramientas, los equipos duplican trabajo y las decisiones avanzan más despacio. Por eso, antes de incorporar IA a la comunicación del equipo, conviene definir qué mensajes deben quedar por escrito, qué conversaciones requieren revisión humana y qué tareas puede asumir la tecnología sin perder contexto ni criterio.

El mismo informe revela que los trabajadores del conocimiento dedican el 55 % de su tiempo a tareas de coordinación y seguimiento en lugar de al trabajo de mayor valor. Ese tiempo perdido en buscar información o gestionar actualizaciones manuales es precisamente donde la IA puede marcar una diferencia real, siempre que los flujos de trabajo estén bien definidos de antemano. Además, el estudio identifica cuatro «impuestos a la productividad» que frenan a la mayoría de las organizaciones: el coste de la desconexión entre equipos, los cuellos de botella que ralentizan las decisiones, la rigidez ante los cambios y la sobrecarga que impide centrarse en el trabajo más importante. Las organizaciones que eliminan estos obstáculos antes de incorporar IA son las que obtienen resultados sostenibles. Si quieres explorar cómo la IA puede ayudar a tu equipo a comunicarse y coordinarse con más claridad, descubre las funciones de IA de Asana.

A medida que evolucionen los sistemas de IA, los equipos tendrán que aprender a colaborar con ellos como apoyo al trabajo diario, no como sustituto del juicio humano. La clave seguirá siendo la misma: comunicar con claridad, decidir con contexto y mantener la responsabilidad en las personas adecuadas.

Mejora la comunicación del equipo al crear un mejor ambiente de trabajo

Notarás que tus esfuerzos han funcionado cuando los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo sus ideas, discutiendo con sus compañeros y defendiendo sus necesidades. Cuando eso suceda, sigue invirtiendo en las mejores prácticas de comunicación, en capacitaciones y en el fortalecimiento del equipo, para que todo el mundo pueda seguir manteniendo su estilo de comunicación seguro y asertivo.

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Preguntas frecuentes sobre los tipos de comunicación en el trabajo

¿Cuáles son los cinco tipos de comunicación más comunes?

No existe una única clasificación válida para todos los contextos, pero en el trabajo suelen aparecer con más frecuencia la comunicación verbal, no verbal, escrita, visual e interpersonal. Lo importante no es memorizar una lista cerrada, sino saber cuál conviene usar en cada situación.

¿Cuál es la diferencia entre tipos de comunicación y estilos de comunicación?

Los tipos de comunicación describen el formato o el canal del mensaje, como hablar, escribir o usar recursos visuales. Los estilos de comunicación describen cómo se expresa una persona, por ejemplo de forma asertiva, pasiva o agresiva.

¿Qué tipo de comunicación conviene usar para temas urgentes?

Cuando un asunto es urgente, suele ser mejor usar comunicación verbal para resolverlo con rapidez y confirmar después por escrito los acuerdos clave. Así reduces la confusión y dejas constancia de lo decidido.

¿Cómo saber si un problema es de canal o de estilo de comunicación?

Si el mensaje se pierde, llega tarde o no queda registrado, el problema suele estar en el canal. Si el mensaje genera tensión, ambigüedad o resistencia incluso cuando el canal es correcto, el problema probablemente esté en el estilo de comunicación.

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