Baca ini jika Anda masih mengelola pekerjaan Anda di spreadsheet

Pernah merasa seperti mencoba menebang pohon menggunakan pisau lipat Swiss Army? Selamat datang di dunia mengelola pekerjaan modern menggunakan spreadsheet. Tentu saja, spreadsheet kecil yang andal itu memiliki alat yang berguna, tetapi dalam hal pekerjaan berat kolaboratif modern, Anda membutuhkan sesuatu yang benar-benar hebat.

Kita semua mengalami kelebihan beban spreadsheet

Banyak dari kita telah membentuk keterikatan yang tidak sehat pada spreadsheet kita. Kita telah meyakinkan diri sendiri bahwa keterbatasan spreadsheet hanyalah “keadaan yang sebagaimana adanya”, dan gagal melihat bagaimana spreadsheet membatasi pekerjaan dan kreativitas kita.

Kami mengerti. Tidak ada yang bisa menandingi sensasi VLOOKUP pertama Anda. Kami juga terkadang melihat dengan penuh kasih sayang pada buku Excel 2010 Bible di rak buku kami. Anda benar-benar tidak akan menemukan 900 halaman kiat, trik, dan teknik Excel di tempat lain!

Hanya saja, itu dulu dan ini sekarang.

Pekerjaan telah berubah secara dramatis dan sel-sel itu tidak dapat mengikuti perkembangan tersebut. Dan mengubah namanya menjadi “smart” juga tidak membuat perbedaan.

Namun, jika Anda membutuhkan lebih banyak inspirasi untuk berhenti menggunakan spreadsheet, kami telah mengumpulkan lima alasan mengapa spreadsheet gagal dalam pekerjaan modern dan lima alasan mengapa alat seperti Asana adalah langkah selanjutnya.

5 alasan spreadsheet mengecewakan kita semua

1. Kolaborasi real-time adalah hal yang menakutkan

Mengelola pekerjaan kolaboratif di spreadsheet adalah mimpi buruk. Komentar di dalam sel masih sederhana dan sulit untuk dinavigasi, sehingga percakapan penting sering kali hilang di utas email atau aplikasi obrolan. Selain itu, spreadsheet membuat kita tidak dapat menilai progres proyek secara keseluruhan, kecuali seseorang menghabiskan banyak waktu untuk membuat bagan kustom. Dan meskipun demikian, satu kesalahan yang dilakukan oleh kolaborator—penghapusan yang tidak disengaja atau formula yang ditimpa—dapat merusak seluruh struktur.

2. Kustomisasi yang rumit dan automasi yang kurang memuaskan 

Setiap Tim memiliki cara kerjanya sendiri yang unik, tetapi spreadsheet tidak dapat beradaptasi dengan berbagai Alur Kerja tanpa penyesuaian yang ekstensif. Jika Anda ingin melihat data Anda dalam bentuk Kalender atau Bagan Gantt, bersiaplah untuk menghabiskan akhir pekan Anda untuk membuatnya. Spreadsheet memerlukan input manual untuk segala hal, mulai dari memperbarui status hingga membuat ulang linimasa dan memberikan Tugas. Alur Kerja tanpa kode, aturan dan automasi, serta feed komentar—hal-hal dasar untuk kolaborasi yang efisien—tidak ada di spreadsheet.

3. Kompleksitas berubah menjadi kekacauan

Spreadsheet mungkin cukup efektif untuk proyek yang sangat kecil, tetapi seiring dengan pertumbuhan Tim dan meningkatnya kompleksitas proyek, spreadsheet dengan cepat kehilangan efektivitasnya. Menambahkan Tugas baru, memberi kode warna pada status, dan membuat rumus dapat membuat sistem yang tadinya rapi menjadi sulit dikelola. Tak lama kemudian, Anda memerlukan pakar spreadsheet bersertifikat hanya untuk memelihara sistem yang kian rumit ini.

4. Data silo tetap ada

Menggunakan spreadsheet untuk mengelola pekerjaan sering kali mengakibatkan dokumen yang tidak terhubung dan informasi yang terfragmentasi—setiap lembar dan buku kerja merupakan entitas tersendiri. Menjaga semuanya tetap selaras adalah pekerjaan manual, membosankan, dan hampir tidak mungkin dilakukan. Jika seseorang keluar dari organisasi, semoga Anda berhasil mengetahui di mana letak semuanya. Jika ada orang baru yang bergabung, ia harus mencari di drive dan utas email yang tidak terhubung hanya untuk memahami semuanya.

5. Tempat Gol Disembunyikan

Mari kita akui: spreadsheet adalah tempat gol ambisius sering kali terabaikan dan terlupakan. Gol itu seperti keanggotaan gym yang Anda daftarkan pada bulan Januari—penuh dengan niat baik, tetapi jarang digunakan. Dan gol di spreadsheet tidak hanya terabaikan, tetapi juga terpisah dari pekerjaan aktual yang sedang dikerjakan, sehingga sulit untuk memprioritaskan Tugas harian dan melihat bagaimana tugas tersebut berkontribusi terhadap gol yang lebih besar.

Riset kami secara konsisten menunjukkan bahwa ketika Pegawai tidak dapat memahami bagaimana pekerjaan mereka selaras dengan gol perusahaan, Upaya mereka menjadi tidak berarti. Tim bergerak ke arah yang berbeda, sehingga terjadi ketidakselarasan dan hasil yang buruk.”

5 cara Platform manajemen kerja kolaboratif unggul

1. Kolaborasi dan pelaporan real-time

Di Asana, kami memandang hal ini sebagai platform yang tepat untuk Anda, yang memungkinkan kolaborasi real-time yang mulus dalam alur kerja, memastikan semua anggota Tim memiliki akses ke informasi terbaru. Dan, mendapatkan wawasan untuk pengambilan keputusan berbasis data menjadi sangat mudah tanpa kode, dengan alat pelaporan dan visualisasi data siap pakai yang dapat digunakan siapa saja.

2. Sesuaikan, sesuaikan, sesuaikan

Tidak ada Tim yang bekerja secara terpisah lagi. Tim pemasaran digital Anda bekerja sama dengan anggota Tim Teknik, dan Tim Komunikasi Anda membutuhkan detail Rilis fitur terbaru dari Tim Produk. Menyatukan Tim-tim tersebut dalam satu cara yang dapat disesuaikan untuk berkomunikasi dan berkolaborasi menggunakan data bersama yang sama sangat mengubah segalanya. Jadi, baik Anda menginginkan Papan Kanban untuk proyek Agile, tampilan linimasa untuk proyek waterfall, atau sesuatu yang sama sekali berbeda, Asana seperti kotak Lego—mudah disesuaikan dan dibangun sesuai kebutuhan Tim Anda. 

3. Skalabilitas itu penting

Tidak seperti spreadsheet, Platform manajemen kerja perusahaan dirancang untuk diskalakan secara efektif dan aman di seluruh perusahaan. Dengan templat yang dapat digunakan kembali, bidang kustom global, dan model data bersama, Asana memastikan konsistensi dan keselarasan di seluruh Tim. Dan, dengan Pembuat Alur Kerja visual Asana, siapa pun dapat membuat automasi yang menghemat waktu untuk meningkatkan dampak pribadi mereka. Platform ini berkembang dengan mudah seiring pertumbuhan organisasi Anda, sehingga memudahkan pengelolaan pekerjaan pada skala apa pun, mulai dari Tim yang terdiri dari 2 orang hingga organisasi yang terdiri dari 200.000 orang. 

4. Tidak ada lagi sistem kerja yang terpisah

Asana menyediakan platform terpusat tempat semua data pekerjaan terhubung dan dapat diakses, sehingga memastikan visibilitas dan Akuntabilitas di seluruh organisasi. Tidak ada lagi sekat, tidak ada lagi informasi yang terfragmentasi—hanya satu jalur masa depan yang jelas. Berkat model data Grafik Kerja Asana yang unik, Tim, pekerjaan mereka, dan hasil yang mereka capai saling terhubung, sehingga produktivitas meningkat pesat dan tercipta peta dinamis yang membuat AI lebih akurat, andal, dan tepercaya.

5. Strategi bertemu pelaksanaan

Dengan Asana, Gol diintegrasikan ke dalam platform yang sama tempat pekerjaan berlangsung. Mulai dari C-suite hingga kontributor individual, semua orang dapat mengetahui cara Upaya mereka menyokong tujuan perusahaan. Ini juga berarti bahwa saat pekerjaan selesai di Asana, progres gol diperbarui secara otomatis dalam real-time. Tidak perlu lagi mengejar anggota Tim untuk meminta laporan status atau memperbarui spreadsheet secara manual, hanya pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Mengucapkan selamat tinggal pada spreadsheet tidak harus menyulitkan

Beralih dari spreadsheet ke Asana lebih mudah dari yang Anda bayangkan. Melalui sumber daya pembelajaran mandiri, program sertifikasi produk, dan layanan profesional, Asana dapat membantu Tim Anda melakukan transformasi dengan mulus. 

Dan Anda tak perlu memulai dari nol—data Anda yang sudah ada dapat diimpor, dan Alur Kerja dapat dikonfigurasi agar sesuai dengan kebutuhan Tim Anda. Dengan dukungan onboarding dan panduan yang komprehensif, beralih dari spreadsheet adalah perjalanan yang mulus menuju efisiensi dan kolaborasi yang lebih baik.

Inilah saatnya untuk memodernisasi alat Anda

Pekerjaan modern membutuhkan alat yang dirancang untuk kolaborasi, visibilitas, automasi, dan skalabilitas—alat seperti Asana. Dengan beralih dari spreadsheet dan menggunakan Solusi manajemen kerja yang dirancang khusus, Tim dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan mengubah cara mereka berkolaborasi, mengubah kekacauan menjadi keselarasan dan Upaya menjadi hasil.  

Anda dapat mempercayai kami. Jadwalkan demo Asana hari ini dan lihat sendiri perbedaannya.