まだスプレッドシートで仕事を管理している方は、こちらをお読みください

スイスアーミーナイフで木を切り倒そうとしているような気がしたことはありませんか？ スプレッドシートを使って現代の仕事を管理する世界へようこそ。 もちろん、頼れる小さなスプレッドシートには便利な機能が備わっています。しかし、現代のコラボレーションワークにおける大変な作業をこなすには、真の意味で強力なツールが必要です。

私たちは皆、スプレッドシートの過剰利用に悩まされています

多くの人が、スプレッドシートに対して不健全な執着を持っています。 スプレッドシートの限界は単に「そういうもの」だと自分に言い聞かせ、スプレッドシートが自分の仕事や創造性をどのように制限しているのかを認識していません。

皆様がすでにわかっているとおり、 初めてVLOOKUPを使ったときの興奮は、他の何物にも代えがたいものです。 私たちも、時々本棚にある『Excel 2010 バイブル』を懐かしそうに見つめることがあります。 900 ページにもわたる Excel のヒント、コツ、テクニックに関する情報は、他では見つかりませんよね！

しかし、それは昔の話で、今は時代が変わりました。

仕事は劇的に変化しましたが、Excelのセルはその変化に追いついていません。 また、その名前を「スマート」に変えても、何も変わりません。

それでも、スプレッドシートを捨てるためのさらなる動機が必要な方のために、現代の仕事においてスプレッドシートが役に立たない 5 つの理由と、Asana のようなツールが将来に向けた正しい選択肢である 5 つの理由をまとめました。

スプレッドシートが私たち全員を失望させる 5 つの理由

1. リアルタイムのコラボレーションは難しい

スプレッドシートで共同作業を管理するのは大変なことです。 セル内のコメント機能は基本的なもので、見つけにくいため、重要な会話がメールスレッドやチャットアプリの中で迷子になってしまうことがよくあります。 さらに、スプレッドシートでは、誰かが多くの時間を費やしてカスタムチャートを作成しない限り、プロジェクト全体の進捗状況を把握することは不可能です。 さらに、その場合でも、コラボレーターが誤ってデータを削除したり、数式を上書きしたりするなど、たった 1 回のミスで、構造全体が崩れてしまう可能性があります。

2. 面倒なカスタマイズと効果の低いオートメーション 

各チームは独自のワークフローで仕事を進めますが、スプレッドシートは、大幅なカスタマイズを行わない限り、さまざまなワークフローに対応できません。 データをカレンダーやガントチャートとして表示したい場合は、その構築に週末を費やす覚悟が必要です。 スプレッドシートでは、ステータスの更新からタイムラインの再作成、タスクの割り当てまで、あらゆる作業を手動で入力する必要があります。 効率的なコラボレーションの最も基本的な要素である、ノーコードのワークフロー、ルール、オートメーション、コメントフィードなどは、どこにも見つかりません。

3. 複雑さが混沌へと変化する

スプレッドシートは、非常に小さなプロジェクトではうまく機能するかもしれませんが、チームが成長し、プロジェクトが複雑になるにつれて、すぐに効果が失われてしまいます。 新しいタスクの追加、ステータスの色分け、数式の作成などを行うと、かつては整然としていたシステムが扱いにくくなる可能性があります。 やがて、その巨大なシステムを維持するためだけでも、スプレッドシートの達人格好の専任スタッフが必要になります。

4. データサイロが解消されない

スプレッドシートを使用して仕事を管理すると、多くの場合、文書同士が連携せず、情報が分散することになります。各シートやワークブックは、それぞれが孤立した存在となります。 すべての情報を常に同期させることは、手作業で行う必要があり、面倒で、実質的に不可能です。 誰かが組織を去った場合、どこに何があるのかを把握するのは至難の業です。 新しいメンバーが入社した場合、そのメンバーは、すべてを把握するために、互いに関連性のないドライブやメールスレッドを探し回る必要があります。

5. 目標が消えてしまう場所

現実を見てみましょう。スプレッドシートは、野心的な目標がしばしばデジタルのほこりをかぶる場所です。 1月に登録したジムの会員権のようなものです。善意に満ちていますが、ほとんど利用されていません。 さらに、スプレッドシート内の目標は単に放置されているだけでなく、実際に行われている仕事から切り離された状態で存在しているため、日々のタスクに優先順位を付けたり、それらのタスクが全体的な目標にどのように貢献しているかを把握したりすることが困難になります。

当社が行った調査では、自分の仕事が会社の目標とどのようにつながっているのかを把握できない場合、従業員は自分の工数に意味を見いだせなくなることが一貫して示されています。 チームがそれぞれ異なる方向に進むと、足並みが乱れ、結果が悪化します。”

コラボレーティブワークマネジメントプラットフォームが優れている 5 つの点

1. リアルタイムのコラボレーションとレポート

Asana では、この点について、適切なプラットフォームを使用することで、仕事のフローの中でシームレスかつリアルタイムのコラボレーションが可能になり、すべてのチームメンバーが最新の情報に確実にアクセスできるようになると考えています。 さらに、データに基づく意思決定のためのインサイトの取得も、誰でも使える、ノーコードで使い始められるレポート作成ツールやデータ可視化ツールにより、簡単に行えます。

2. カスタマイズ、カスタマイズ、カスタマイズ

もはや孤立して働くチームはありません。 デジタルマーケティングチームはエンジニアリングチームのメンバーと協力して作業を行い、コミュニケーションチームは製品チームから最新の機能の詳細を入手する必要があります。 これらのチームを 1 つのカスタマイズ可能な方法のもとに統合し、同じ共有データに基づいてコミュニケーションとコラボレーションを行うことができれば、大きな変化がもたらされます。 したがって、アジャイル型のプロジェクトにかんばんボードが必要な場合でも、ウォーターフォール型のプロジェクトにタイムラインビューが必要な場合でも、あるいはまったく異なるものが必要な場合でも、Asana はレゴの箱のようなものです。簡単にカスタマイズでき、チームに最も適したものを構築できます。 

3. スケーラビリティが重要

スプレッドシートとは異なり、企業向けワークマネジメントプラットフォームは、会社全体で効果的かつ安全にスケールアップできるように設計されています。 再利用可能なテンプレート、グローバルカスタムフィールド、共有データモデルを備えたAsana なら、チーム間の一貫性と連携を確保できます。 また、Asana の視覚的なワークフロービルダーを使用すれば、誰でも時間を節約するオートメーションを作成して、個人的なインパクトを拡大できます。 Asana のプラットフォームは、お客様の組織とともに簡単に拡張できるため、2 人のチームから 20 万人規模の組織まで、あらゆる規模の仕事を簡単に管理できます。 

4. サイロ化を解消

Asana は、すべての作業データが連携され、アクセス可能な一元化されたプラットフォームを提供するため、組織全体で可視性と説明責任が確保されます。 サイロ化や情報の断片化はなくなり、ゴールまでの道のりが 1 本の明確な道筋として示されます。 Asana 独自のワークグラフデータモデルなら、チーム、各自の仕事、そしてそれぞれが生み出す成果がつながり、生産性が大幅に向上します。さらに、Asana AI がより正確で信頼性が高く、根拠のあるインサイトを提供できるようになる、動的なマップが作成されます。

5. 戦略と実行の融合

Asana を使うと、仕事をするのと同じプラットフォームに目標が統合されます。 経営陣から一般社員まで、全員が自分の工数が会社の目標にどのようにつながっているかを把握できます。 これはつまり、Asana で仕事が完了すると、目標の進捗状況がリアルタイムで自動的に更新されるということでもあります。 チームメンバーに進捗報告を求めたり、スプレッドシートを手動で更新したりする必要はもうありません。より良質で迅速な意思決定が可能になります。

スプレッドシートとの別れは、必ずしも辛いものではありません

スプレッドシートから Asana への移行は、意外と簡単です。 セルフサービスの学習リソース、製品認定プログラム、プロフェッショナルサービスを通じて、Asana はチームがスムーズに移行できるようサポートします。 

さらに、一から始める必要はありません。既存のデータをインポートでき、チームのニーズに合わせてワークフローを構築できます。 オンボーディングサポートと包括的なガイダンスにより、スプレッドシートの使用をやめることは、効率とコラボレーションの向上へと導くスムーズな道筋となるでしょう。

今こそ、ツールを最新のものにアップグレードしましょう

現代の仕事には、コラボレーション、可視性、オートメーション、拡張性を実現するために作られたツール、つまり Asana のようなツールが必要です。 スプレッドシートから脱却し、専用のワークマネジメントソリューションを採用することで、チームはミスを減らし、生産性を高め、コラボレーションの方法を変革し、混乱を秩序に、工数を成果に変えることができます。  

私たちの言うことだけを鵜呑みにしないでください。今すぐAsana のデモをご予約いただき、ご自身の目で違いをお確かめください。