여전히 스프레드시트로 업무를 관리하고 계신다면 이 글을 읽어 보세요

스위스 군용 칼로 나무를 베려고 하는 것처럼 느껴진 적이 있나요? 스프레드시트로 현대적인 업무를 관리하는 세상으로 오신 것을 환영합니다. 물론, 이 작은 스프레드시트에는 유용한 도구가 있지만, 현대 협업 업무의 어려운 부분과 관련하여 실제로 강력한 성능을 갖춘 도구가 필요합니다.

우리 모두는 스프레드시트 과부하로 고통받고 있습니다

많은 사람들이 스프레드시트에 대해 건강하지 못한 애착을 갖게 되었습니다. 우리는 스프레드시트의 한계가 그저 '현실'이라고 스스로에게 납득시키고, 스프레드시트가 우리의 업무와 창의력을 어떻게 제한하고 있는지 깨닫지 못하고 있습니다.

이해합니다. 첫 번째 VLOOKUP을 사용할 때의 짜릿함은 그 무엇과도 비교할 수 없습니다. 우리 역시 때때로 책장에 놓인 Excel 2010 바이블을 애정 어린 눈길로 바라봅니다. 900페이지에 달하는 Excel 팁, 요령, 기법을 담은 책은 정말 어디에서도 찾을 수 없을 것입니다!

하지만 그때와 지금은 달라졌습니다.

업무 방식이 크게 변화했지만, 스프레드시트의 셀은 그 변화에 발맞추지 못했습니다. 또한 이를 ‘스마트’로 재브랜딩하는 것도 아무런 차이를 만들지 못합니다.

하지만 스프레드시트를 사용하지 않기로 결정하시는 데 도움이 될 만한 더 많은 아이디어가 필요하시다면, 현대 업무 환경에서 스프레드시트가 효과적이지 않은 5가지 이유와 Asana와 같은 툴이 앞으로의 방향이 되는 5가지 이유를 정리했습니다.

스프레드시트가 우리 모두에게 실패하는 5가지 이유

1. 실시간 협업은 두려운 일입니다

스프레드시트에서 협업 업무를 관리하는 것은 매우 어렵습니다. 셀 내의 댓글은 기본적인 기능에 불과하며 찾기가 어렵기 때문에 중요한 대화가 이메일 대화 목록이나 채팅 앱에서 소실되는 경우가 많습니다. 또한, 스프레드시트를 사용하면 누군가가 사용자 지정 차트를 작성하는 데 많은 시간을 투자하지 않는 한 프로젝트의 전반적인 진행 상황을 파악할 수 없습니다. 그런 경우에도 협업 참여자가 실수로 삭제하거나 수식을 덮어 쓰는 등 한 번의 실수로 전체 구조가 무너질 수 있습니다.

2. 번거로운 사용자 지정 및 부족한 자동화 

모든 팀에는 저마다의 업무 방식이 있지만, 스프레드시트는 광범위한 사용자 맞춤 작업 없이는 다양한 워크플로에 맞춰 조정할 수 없습니다. 데이터를 캘린더 또는 간트 차트로 보려는 경우, 이를 만들기 위해 주말 시간을 희생해야 할 수 있습니다. 스프레드시트에서는 상태 업데이트부터 타임라인 재생성, 작업 배정까지 모든 작업을 수동으로 입력해야 합니다. 효율적인 협업을 위한 가장 기본적인 요소인 코딩이 필요 없는 워크플로, 규칙, 자동화, 댓글 피드는 스프레드시트에는 없습니다.

3. 복잡성이 혼란으로 이어짐

스프레드시트는 매우 소규모 프로젝트에서는 효과가 있을 수 있지만, 팀이 커지고 프로젝트가 더 복잡해질수록 빠르게 효과를 잃게 됩니다. 신규 작업을 추가하고, 상태에 색상 코드를 지정하고, 수식을 만들면 한때 깔끔했던 시스템이 관리하기 어려워질 수 있습니다. 얼마 지나지 않아, 이 거대한 시스템을 유지 관리하기 위해서만 스프레드시트 전문가가 필요하게 됩니다.

4. 데이터 사일로가 지속됨

스프레드시트를 사용하여 업무를 관리하면 종종 문서 간 연결이 끊어지고 정보가 분산되는 문제가 발생합니다. 모든 시트와 워크북이 서로 단절된 상태로 존재하기 때문입니다. 모든 것을 동기화 상태로 유지하는 것은 수작업으로 이루어져 지루하고 사실상 불가능한 일입니다. 누군가 조직에서 퇴사한다면, 모든 정보가 어디에 있는지 파악하는 것은 매우 어렵습니다. 새로운 직원이 입사하면, 모든 정보를 파악하기 위해 서로 연결되지 않은 드라이브와 이메일 스레드를 찾아 헤매야 합니다.

5. 목표가 사라지는 곳

현실을 직시해 봅시다. 스프레드시트는 야심찬 목표들이 종종 디지털 먼지를 쌓아두는 곳이 됩니다. 스프레드시트는 1월에 가입한 헬스장 멤버십과 같습니다. 좋은 의도로 가득하지만 거의 사용하지 않습니다. 또한 스프레드시트의 목표는 단순히 방치되어 있는 것이 아니라 실제 수행 중인 업무와 분리되어 있기 때문에 일상적인 작업의 우선순위를 정하고 이러한 작업이 전반적인 목표에 어떻게 기여하는지 파악하기가 어렵습니다.

Asana의 연구에 따르면, 직원들이 자신의 업무가 회사 목표에 어떻게 부합되는지 파악할 수 없을 때 작업량은 의미를 잃는다는 점이 일관적으로 확인됩니다. 팀이 서로 다른 방향으로 나아가면 보조를 맞출 수 없고 결과가 좋지 않습니다.”

협업 관리 플랫폼이 우세한 5가지 이유

1. 실시간 협업 및 보고서

Asana가 바라보는 협업과 보고는 다음과 같습니다. 적절한 플랫폼을 사용하면 업무 흐름 내에서 원활하게 실시간으로 협업할 수 있으며, 모든 팀원이 최신 정보에 액세스할 수 있습니다. 또한, 누구나 사용할 수 있는 코드 없는 즉시 사용 가능한 보고서 및 데이터 시각화 도구를 통해 데이터에 기반한 의사 결정을 위한 인사이트를 쉽게 도출할 수 있습니다.

2. 사용자 지정, 사용자 지정, 사용자 지정

이제 더 이상 어떤 팀도 고립되어 일하지 않습니다. 디지털 마케팅 팀은 엔지니어링 팀과 협력하고 있으며, 커뮤니케이션 팀은 제품 팀으로부터 최신 기능 릴리스 세부 정보를 받아야 합니다. 사용자 지정 가능한 하나의 방식으로 이러한 팀들을 통합하여 동일한 공유 데이터에 대해 커뮤니케이션하고 협업할 수 있다면 획기적인 변화가 될 것입니다. 따라서 애자일 프로젝트를 위한 칸반 보드, 워터폴 프로젝트를 위한 타임라인 보기, 또는 완전히 다른 것이 필요하든, Asana는 레고 상자와 같습니다. 팀에 가장 적합한 방식으로 쉽게 맞춤 설정하고 구축할 수 있습니다. 

3. 확장성이 중요합니다

스프레드시트와 달리, 엔터프라이즈 업무 관리 플랫폼은 회사 전체에서 효과적이고 안전하게 확장할 수 있도록 설계되었습니다. Asana는 재사용 가능한 템플릿, 전역 사용자 지정 필드, 공유 데이터 모델을 통해 팀 간 일관성과 조율을 보장합니다. 또한 Asana의 시각적 워크플로 빌더를 사용하면 누구나 시간을 절약하는 자동화를 구축하여 개인적 영향력을 확대할 수 있습니다. 이 플랫폼은 조직과 함께 손쉽게 성장하므로 2명으로 구성된 팀부터 20만 명 규모의 조직에 이르기까지 모든 규모의 업무를 쉽게 관리할 수 있습니다. 

4. 더 이상 정보가 분산되지 않음

Asana는 모든 업무 데이터가 연결되어 있고 액세스할 수 있는 일원화된 플랫폼을 제공하여 조직 전체의 가시성과 책임감을 보장합니다. 더 이상 정보가 분산되어 있지 않고, 정보가 조각나 있지 않습니다. 앞으로 나아갈 명확한 방향이 하나뿐입니다. Asana의 고유한 업무 그래프 데이터 모델 덕분에 팀, 팀의 업무, 팀이 창출하는 결과가 연결되어 생산성이 크게 향상되고, AI를 더 정확하고 안정적이며 신뢰할 수 있게 만드는 동적 맵이 생성됩니다.

5. 전략과 실행의 만남

Asana를 사용하면 목표가 업무가 이루어지는 곳과 동일한 플랫폼에 통합됩니다. 경영진부터 개별 기여자에 이르기까지 모든 구성원이 자신의 작업량이 회사의 목표에 어떻게 연결되어 있는지 확인할 수 있습니다. 이는 또한 Asana에서 업무가 완료된 경우 목표 진행 상태가 실시간으로 자동 업데이트된다는 것을 의미합니다. 더 이상 팀원들에게 상태 보고서를 요청하거나 스프레드시트를 수동으로 업데이트할 필요가 없습니다. 더 효과적이고 더 빠른 의사 결정을 내릴 수 있습니다.

스프레드시트 사용을 중단하는 것이 어렵지는 않습니다

스프레드시트에서 Asana로 전환하는 일은 생각보다 쉽습니다. 셀프 서비스 학습 자료, 제품 인증 프로그램, 전문 서비스를 통해 Asana는 팀이 원활하게 전환할 수 있도록 도와드릴 수 있습니다. 

또한, 맨 처음부터 다시 시작할 필요가 없습니다. 기존 데이터를 가져올 수 있으며, 팀의 필요에 맞게 워크플로를 구성할 수 있습니다. 온보딩 지원과 포괄적인 지침을 통해 스프레드시트 사용을 중단하고 효율성과 협업을 향상시키는 원활한 여정을 경험하실 수 있습니다.

이제 툴을 현대화할 때입니다

현대의 업무 환경에서는 협업, 가시성, 자동화, 확장성을 위해 설계된 도구, 즉 Asana와 같은 도구가 필요합니다. 스프레드시트를 벗어나 목적을 위해 특별히 개발된 업무 관리 솔루션을 도입하면 팀은 오류를 줄이고, 생산성을 높이고, 협업 방식을 혁신하여 혼란을 조화로, 작업량을 결과로 바꿀 수 있습니다.  

Asana의 말만 믿지 말고 오늘 Asana 데모를 예약하여 직접 차이를 확인해 보세요.