Lees dit als u uw werk nog steeds in spreadsheets beheert

Hebt u ook wel eens het gevoel dat u een boom probeert om te zagen met een Zwitsers zakmes? Welkom in de wereld van het beheren van modern werk met spreadsheets. Natuurlijk biedt dat vertrouwde kleine spreadsheet handige functies, maar als het gaat om het zware werk van modern samenwerkingswerk, heb je iets met echte kracht nodig.

We hebben allemaal te maken met een overdaad aan spreadsheets

Velen van ons hebben een ongezonde gehechtheid aan onze spreadsheets ontwikkeld. We hebben onszelf ervan overtuigd dat de beperkingen ervan gewoon 'zo zijn', en we zien niet in hoe ze ons werk en onze creativiteit belemmeren.

We snappen het. Er gaat niets boven de sensatie van je eerste VERT.ZOEKEN. Ook wij kijken soms met genoegen naar de Excel 2010-bijbel op onze boekenplank. Je vindt nergens anders 900 pagina's met Excel-tips, -trucs en -technieken!

Maar dat was toen en dit is nu.

Het werk is drastisch veranderd en die cellen hebben het gewoon niet bijgehouden. En ze een nieuwe naam geven, zoals ‘smart’, maakt ook geen verschil.

Maar voor het geval je nog meer inspiratie nodig hebt om spreadsheets achter je te laten, hebben we vijf redenen verzameld waarom spreadsheets tekortschieten in het moderne werk en vijf redenen waarom hulpmiddelen als Asana de juiste keuze zijn voor de toekomst.

5 manieren waarop spreadsheets ons allemaal in de steek laten

1. Realtime samenwerking is eng

Het beheren van gezamenlijk werk in een spreadsheet is een nachtmerrie. Opmerkingen in cellen zijn primitief en moeilijk te navigeren, waardoor belangrijke Gesprekken vaak verloren gaan in e-mailthreads of chat-apps. Bovendien maken spreadsheets het onmogelijk om de algehele projectvoortgang te beoordelen, tenzij iemand veel tijd besteedt aan het maken van aangepaste grafieken. En zelfs dan kan één verkeerde handeling van een medewerker – per ongeluk iets verwijderen of een formule overschrijven – de hele structuur doen instorten.

2. Moeizaam maatwerk en matige Automatisering 

Elk Team heeft zijn eigen unieke manier van werken, maar spreadsheets kunnen zich zonder uitgebreide aanpassingen niet aanpassen aan verschillende Workflows. Als je je gegevens als een Agenda of Gantt-grafiek wilt weergeven, moet je erop voorbereid zijn dat je je weekend kwijtraakt aan het opbouwen ervan. In spreadsheets moet alles handmatig worden ingevoerd, van het bijwerken van statussen tot het opnieuw maken van tijdlijnen en het toewijzen van Taken. No-code Workflows, regels en Automatisering, reactiefeeds – de essentie van efficiënte samenwerking – zijn nergens te vinden.

3. Complexiteit wordt chaos

Spreadsheets werken misschien prima voor zeer kleine projecten, maar naarmate Teams groter worden en projecten complexer worden, verliezen ze snel hun effectiviteit. Door nieuwe Taken toe te voegen, statussen met kleuren te coderen en formules te maken, kan een ooit overzichtelijk systeem onhandelbaar worden. Al snel heb je een gecertificeerde spreadsheetfluisteraar nodig, alleen al om het beest onder controle te houden.

4. Gegevenssilo's blijven bestaan

Het gebruik van spreadsheets om werk te beheren leidt vaak tot losstaande documenten en gefragmenteerde informatie – elk blad en elke werkmap is een eiland. Alles gesynchroniseerd houden is handmatig, vervelend en praktisch onmogelijk. Als iemand de organisatie verlaat, is het een hele klus om erachter te komen waar alles zich bevindt. Als er iemand nieuw bijkomt, zal diegene in losstaande schijven en e-mailthreads moeten graven om er wijs uit te worden.

5. Waar Doelen zich verstoppen

Laten we eerlijk zijn: spreadsheets zijn de plek waar ambitieuze Doelen vaak terechtkomen om digitaal stof te verzamelen. Ze zijn als dat sportschoollidmaatschap waarvoor je je in januari hebt aangemeld – vol goede bedoelingen, maar zelden gebruikt. En ze zijn niet alleen stoffig: Doelen in spreadsheets staan los van het werkelijke werk dat wordt gedaan, waardoor het moeilijk is om prioriteit te geven aan dagelijkse Taken en te zien hoe die bijdragen aan overkoepelende doelen.

Ons onderzoek toont consequent aan dat wanneer Werknemers niet kunnen zien hoe hun werk zich verhoudt tot de bedrijfsdoelen, hun Inzet aan betekenis verliest. Teams worden in verschillende richtingen getrokken, wat leidt tot verkeerde afstemming en slechte resultaten.”

Vijf manieren waarop Werkbeheerplatforms voor gezamenlijk werk winnen

1. Realtime samenwerking en rapportage

Bij Asana denken we hierover als volgt: het juiste platform voor jou maakt naadloze, realtime samenwerking binnen de workflow mogelijk, zodat alle Teamleden toegang hebben tot de meest actuele informatie. En het verkrijgen van Inzichten voor datagedreven besluitvorming is een fluitje van een cent met kant-en-klare rapportage- en gegevensvisualisatietools zonder code die iedereen kan gebruiken.

2. Aanpassen, aanpassen, aanpassen

Geen enkel Team werkt meer geïsoleerd. Je digitale marketingteam werkt samen met mensen van Engineering en je Communicatieteam heeft de details over de meest recente functierelease van Product nodig. Het samenbrengen van die teams via één Aanpasbare manier om te communiceren en samen te werken aan dezelfde gedeelde gegevens, is een echte doorbraak. Dus of je nu Kanbanborden wilt voor Agile-projecten, tijdlijnweergaven voor watervalprojecten of iets heel anders, Asana is als een doos Lego: eenvoudig aan te passen en te bouwen tot wat het beste bij je Team past. 

3. Schaalbaarheid is belangrijk

In tegenstelling tot spreadsheets zijn Werkbeheerplatforms voor ondernemingen ontworpen om doelgericht en veilig op te schalen voor het hele bedrijf. Met herbruikbare sjablonen, globale aangepaste velden en een gedeeld gegevensmodel zorgt Asana voor consistentie en afstemming tussen teams. En met Asana's visuele Workflow Builder kan iedereen tijdbesparende automatiseringen bouwen om zijn of haar persoonlijke impact te vergroten. Het platform groeit moeiteloos mee met je organisatie, waardoor het makkelijk wordt om werk op elke schaal te beheren, van Teams van 2 personen tot organisaties van 200.000. 

4. Geen silo's meer

Asana biedt een gecentraliseerd platform waar alle werkgegevens met elkaar verbonden en toegankelijk zijn, waardoor zichtbaarheid en Verantwoordelijkheid in de hele organisatie worden gewaarborgd. Geen silo's meer, geen gefragmenteerde informatie meer – slechts één duidelijk te volgen pad. Dankzij het unieke Werkgrafiek-gegevensmodel van Asana zijn teams, hun werk en de resultaten die ze behalen met elkaar verbonden, waardoor de productiviteit een enorme boost krijgt en er een dynamische kaart ontstaat die AI nauwkeuriger, betrouwbaarder en geloofwaardiger maakt.

5. Strategie en uitvoering komen samen

Met Asana worden Doelen geïntegreerd in hetzelfde platform waar het werk wordt gedaan. Van het managementteam tot individuele medewerkers: iedereen kan zien hoe hun Inzet zich verhoudt tot de bedrijfsdoelstellingen. Dit betekent ook dat, naarmate werk in Asana wordt voltooid, de voortgang van het Doel automatisch en in realtime wordt bijgewerkt. Geen achter Team-leden aanjagen voor statusrapporten meer en geen handmatig bijwerken van spreadsheets meer, alleen een betere en snellere besluitvorming.

Afscheid nemen van spreadsheets hoeft niet pijnlijk te zijn

Overstappen van spreadsheets naar Asana is makkelijker dan je misschien denkt. Met zelfstudiematerialen, productcertificeringsprogramma's en professionele diensten kan Asana uw Team helpen om naadloos over te stappen. 

En je hoeft niet vanaf nul te beginnen—je bestaande gegevens kunnen worden geïmporteerd en Workflows kunnen worden geconfigureerd om aan de behoeften van je Team te voldoen. Dankzij onboarding-ondersteuning en uitgebreide begeleiding is de overstap van spreadsheets een soepele weg naar meer efficiëntie en betere samenwerking.

Het is tijd om je tools te moderniseren

Modern werken vraagt om tools die zijn ontworpen voor samenwerking, zichtbaarheid, automatisering en schaalbaarheid – tools zoals Asana. Door verder te gaan dan spreadsheets en speciaal ontwikkelde Werkbeheeroplossingen te gebruiken, kunnen teams fouten verminderen, de productiviteit verhogen en de manier waarop ze samenwerken transformeren, waardoor chaos in harmonie verandert en inzet in resultaten.  

U hoeft ons niet zomaar op ons woord te geloven. Plan vandaag nog een demo met Asana en ervaar het verschil zelf.