Przeczytaj ten artykuł, jeśli nadal zarządzasz swoją pracą za pomocą arkuszy kalkulacyjnych

Czy kiedykolwiek miałeś(-aś) wrażenie, że próbujesz ściąć drzewo za pomocą scyzoryka? Witamy w świecie zarządzania nowoczesną pracą za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Oczywiście, ten niezawodny, mały arkusz kalkulacyjny oferuje przydatne narzędzia, ale jeśli chodzi o wymagającą, nowoczesną pracę opartą na współpracy, potrzebujesz czegoś naprawdę wydajnego.

Wszyscy cierpimy z powodu nadmiaru arkuszy kalkulacyjnych

Wielu z nas wykształciło niezdrowe przywiązanie do arkuszy kalkulacyjnych. Przekonaliśmy samych siebie, że ich ograniczenia to po prostu „tak już jest”, nie dostrzegając, w jakim stopniu ograniczają one naszą pracę i kreatywność.

Rozumiemy to. Nic nie przebije emocji towarzyszących pierwszemu użyciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. My również czasami z sentymentem spoglądamy na „Biblię Excel 2010” stojącą na naszej półce z książkami. Naprawdę nigdzie indziej nie znajdziesz 900 stron porad, wskazówek i technik dotyczących Excela!

Tyle że to było wtedy, a teraz jest teraz.

Sposób, w jaki pracujemy, uległ radykalnej zmianie, a te komórki po prostu za tym nie nadążają. A nazywanie ich „inteligentnymi” również nic nie zmienia.

Jeśli jednak potrzebujesz więcej inspiracji, aby porzucić arkusze kalkulacyjne, zebraliśmy pięć powodów, dla których arkusze kalkulacyjne nie sprawdzają się we współczesnej pracy, oraz pięć powodów, dla których narzędzia, takie jak Asana, są właściwą drogą naprzód.

5 przykładów na to, jak arkusze kalkulacyjne zawodzą nas wszystkich

1. Współpraca w czasie rzeczywistym to coś przerażającego

Zarządzanie pracą opartą na współpracy za pomocą arkusza kalkulacyjnego to koszmar. Komentarze w komórkach są proste i trudne do przeglądania, dlatego ważne konwersacje często gubią się pośród wątków e-mailowych lub w aplikacjach do czatu. Ponadto arkusze kalkulacyjne uniemożliwiają ocenę ogólnego postępu projektu, chyba że ktoś poświęci dużo czasu na tworzenie niestandardowych wykresów. A nawet wtedy wystarczy jedno niewłaściwe działanie współpracownika – przypadkowe usunięcie lub nadpisanie formuły – i cała struktura może się rozpaść.

2. Kłopotliwa personalizacja i słaba automatyzacja 

Każdy zespół ma swój unikalny sposób pracy, ale arkuszy kalkulacyjnych nie da się dostosować do różnych przepływów pracy bez znacznego dostosowywania. Jeśli chcesz wyświetlać swoje dane w formie Kalendarza lub wykresu Gantta, przygotuj się na to, że spędzisz cały weekend na ich tworzeniu. Arkusze kalkulacyjne wymagają ręcznego wprowadzania wszystkich danych, od aktualizowania statusów po odtwarzanie osi czasu i przypisywanie zadań. Nigdzie nie ma przepływów pracy, reguł i automatyzacji bez konieczności kodowania ani kanałów z komentarzami – czyli najważniejszych podstaw efektywnej współpracy.

3. Złożoność przeradza się w chaos

Arkusze kalkulacyjne mogą się sprawdzać w przypadku bardzo małych projektów, ale wraz z rozrostem zespołu i wzrostem złożoności projektów szybko tracą na skuteczności. Dodawanie nowych zadań, oznaczanie statusów kolorami i tworzenie formuł może sprawić, że niegdyś uporządkowany system stanie się nieporęczny. Wkrótce potrzebny będzie certyfikowany zaklinacz arkuszy kalkulacyjnych, aby choćby utrzymać ten potwór w dobrym stanie.

4. Dane nadal są rozdrobnione

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania pracą często prowadzi do powstawania niepowiązanych ze sobą dokumentów i fragmentarycznych informacji – każdy arkusz i skoroszyt to odrębna wyspa. Utrzymywanie synchronizacji wszystkich danych jest pracą ręczną, żmudną i praktycznie niewykonalną. Jeśli ktoś odejdzie z organizacji, trudno będzie ustalić, gdzie co się znajduje. Jeśli do zespołu dołączy ktoś nowy, będzie musiał przeszukiwać niepowiązane ze sobą dywki i wątki e-maili, aby zrozumieć, o co w tym wszystkim chodzi.

5. Gdzie chowają się cele

Spójrzmy prawdzie w oczy: arkusze kalkulacyjne to miejsce, w którym ambitne cele często zbierają cyfrowy kurz. Są jak karnet na siłownię, na który zapisałeś(-aś) się w styczniu – pełen dobrych intencji, ale rzadko wykorzystywany. Cele w arkuszach kalkulacyjnych nie tylko zbierają kurz, ale też istnieją w oderwaniu od faktycznie wykonywanej pracy, co utrudnia ustalanie priorytetów w zakresie codziennych zadań i określanie, w jaki sposób przyczyniają się one do realizacji nadrzędnych celów.

Nasze badania konsekwentnie pokazują, że gdy pracownicy nie widzą, w jaki sposób ich praca łączy się z celami firmy, ich nakład pracy traci sens. Zespoły zmierzają w różnych kierunkach, co prowadzi do braku zgodności i słabych wyników.”

5 przewag platform do zarządzania współpracą

1. Współpraca i raportowanie w czasie rzeczywistym

W Asanie uważamy, że odpowiednia dla Ciebie platforma umożliwia płynną współpracę w czasie rzeczywistym w ramach przepływu pracy, zapewniając wszystkim członkom zespołu dostęp do najbardziej aktualnych informacji. A pozyskiwanie statystyk do podejmowania decyzji w oparciu o dane jest bardzo proste dzięki niewymagającym kodowania, gotowym do użycia narzędziom do raportowania i wizualizacji danych, z których każdy może korzystać.

2. Dostosowywanie, dostosowywanie i jeszcze raz dostosowywanie

Żaden zespół nie pracuje już w izolacji. Twój zespół ds. marketingu cyfrowego współpracuje z osobami z działu inżynierii, a Twój zespół ds. komunikacji potrzebuje od zespołu ds. produktu szczegółów dotyczących ostatniego wydania nowej funkcji. Połączenie tych zespołów za pomocą jednego narzędzia do komunikacji i współpracy nad tymi samymi udostępnionymi danymi, z możliwością dostosowywania, to przełomowe rozwiązanie. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz tablic Kanban do projektów Agile, widoków osi czasu do projektów kaskadowych, czy czegoś zupełnie innego, Asana jest jak pudełko klocków Lego – łatwo ją dostosować i zbudować tak, jak najlepiej pasuje do Twojego zespołu. 

3. Skalowalność ma znaczenie

W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, platformy do zarządzania pracą dla przedsiębiorstw są zaprojektowane tak, aby można je było skutecznie i bezpiecznie skalować w całej firmie. Dzięki szablonom wielokrotnego użytku, ogólnym polom niestandardowym i wspólnemu modelowi danych Asana zapewnia spójność i koordynację między zespołami. A dzięki wizualnemu Konstruktorowi przepływów pracy Asany każdy może tworzyć oszczędzające czas automatyzacje, aby zwiększyć swoją osobistą skuteczność. Platforma bezproblemowo rozwija się wraz z Twoją organizacją, ułatwiając zarządzanie pracą na dowolną skalę – od dwuosobowych zespołów po organizacje liczące 200 000 pracowników. 

4. Koniec z działaniem w izolacji

Asana to scentralizowana platforma, na której wszystkie dane dotyczące pracy są połączone i dostępne, co zapewnia widoczność i Odpowiedzialność w całej organizacji. Koniec z działaniem w izolacji i rozproszonymi informacjami – teraz istnieje tylko jedna, jasna ścieżka działań. Dzięki unikalnemu modelowi danych wykresu pracy Asany zespoły, ich praca i osiągane przez nie wyniki są ze sobą powiązane, co znacznie zwiększa produktywność i tworzy dynamiczną mapę, dzięki której sztuczna inteligencja jest dokładniejsza, bardziej niezawodna i godna zaufania.

5. Strategia i realizacja w jednym miejscu

Dzięki Asanie cele są zintegrowane z tą samą platformą, na której wykonywana jest praca. Od kadry kierowniczej wyższego szczebla po poszczególnych pracowników – każdy może zobaczyć, w jaki sposób jego nakład pracy przyczynia się do realizacji celów firmy. Oznacza to również, że gdy praca jest ukończona w Asanie, postęp w realizacji celu jest automatycznie aktualizowany w czasie rzeczywistym. Koniec z naganianiem członków zespołu, aby dostarczali raporty o statusie, i z ręcznym aktualizowaniem arkuszy kalkulacyjnych – teraz możesz po prostu lepiej i szybciej podejmować decyzje.

Pożegnanie się z arkuszami kalkulacyjnymi nie musi być bolesne

Przejście z arkuszy kalkulacyjnych na Asanę jest łatwiejsze, niż mogłoby się wydawać. Dzięki samodzielnie dostępnym materiałom szkoleniowym, programom certyfikacji produktowej i profesjonalnym usługom Asana może pomóc Twojemu zespołowi w bezproblemowej transformacji. 

Nie musisz zaczynać wszystkiego od początku – możesz zaimportować swoje istniejące dane, a przepływy pracy można skonfigurować tak, aby odpowiadały potrzebom Twojego zespołu. Dzięki wsparciu wdrożeniowemu i kompleksowym wskazówkom rezygnacja z arkuszy kalkulacyjnych to bezproblemowa droga do zwiększenia wydajności i usprawnienia współpracy.

Pora zmodernizować narzędzia

Współczesna praca wymaga narzędzi zaprojektowanych z myślą o współpracy, widoczności, automatyzacji i skalowalności – narzędzi takich jak Asana. Wykraczając poza arkusze kalkulacyjne i wdrażając specjalnie zaprojektowane rozwiązania do zarządzania pracą, zespoły mogą ograniczyć liczbę błędów, zwiększyć produktywność i zmienić sposób, w jaki współpracują, zamieniając chaos w harmonię, a nakład pracy w wyniki.  

Nie musisz nam wierzyć na słowo. Już dziś umów się na demonstrację Asany i przekonaj się samodzielnie, jaka jest różnica.