Прочитайте это, если вы всё ещё управляете работой с помощью электронных таблиц

Бывало ли у вас ощущение, будто вы пытаетесь срубить дерево с помощью швейцарского армейского ножа? Добро пожаловать в мир управления современной работой с помощью электронных таблиц. Конечно, в этой надежной маленькой таблице есть полезные инструменты, но когда речь заходит о сложных задачах, связанных с современной совместной работой, вам нужно что-то более мощное.

Мы все страдаем от перегруженности электронными таблицами

У многих из нас сформировалась нездоровая привязанность к электронным таблицам. Мы убедили себя, что их ограничения — это просто «так заведено», и не замечаем, как они сдерживают нашу работу и творческий потенциал.

Мы всё понимаем. Ничто не сравнится с тем волнением, которое вы испытываете, впервые используя функцию VLOOKUP. Мы тоже иногда с нежностью смотрим на «Библию Excel 2010» на нашей книжной полке. Действительно, 900 страниц советов, подсказок и приемов работы с Excel вы больше нигде не найдете!

Но то было тогда, а сейчас — сейчас.

Работа кардинально изменилась, а эти ячейки просто не поспевают за ней. И даже если их назвать «умными», это ничего не изменит.

Однако, если вам нужно больше мотивации, чтобы отказаться от электронных таблиц, мы собрали пять причин, по которым электронные таблицы не подходят для современной работы, и пять причин, по которым такие инструменты, как Asana, — это шаг вперед.

Пять причин, по которым электронные таблицы подводят нас всех

1. Совместная работа в реальном времени — это страшно

Управление совместной работой в электронной таблице — это настоящий кошмар. Комментарии в ячейках — это примитивный инструмент, по которому трудно ориентироваться, поэтому важные обсуждения часто теряются в почтовых переписках или чатах. Кроме того, электронные таблицы не позволяют оценить общий ход выполнения проекта, если только кто-то не потратит много времени на построение собственных графиков. И даже в этом случае один неверный шаг участника — случайное удаление или перезапись формулы — может привести к тому, что вся структура развалится на части.

2. Сложная настройка и недостаточная автоматизация 

У каждой команды свой уникальный способ работы, но электронные таблицы невозможно адаптировать к различным рабочим процессам без значительной настройки. Если вы хотите просматривать свои данные в виде Календаря или диаграммы Ганта, будьте готовы потратить на это все выходные. В электронных таблицах всё приходится вводить вручную — от обновления статусов до создания хронологий и назначения задач. Рабочие процессы без написания кода, правила и автоматизация, ленты комментариев — самые основы эффективной совместной работы — в электронных таблицах отсутствуют.

3. Сложность превращается в хаос

Электронные таблицы могут неплохо подходить для очень небольших проектов, но по мере того как команды растут, а проекты усложняются, они быстро теряют свою эффективность. Добавление новых задач, цветовое кодирование статусов и создание формул могут сделать когда-то упорядоченную систему громоздкой. Вскоре вам понадобится сертифицированный специалист по электронным таблицам, чтобы просто поддерживать этот монстр в рабочем состоянии.

4. Сохраняются разрозненные хранилища данных

Использование электронных таблиц для управления работой часто приводит к тому, что документы оказываются разобщенными, а информация — фрагментированной: каждый лист и каждая книга представляют собой отдельный остров. Поддерживать синхронизацию всей информации вручную — утомительная и практически невыполнимая задача. Если кто-то покинет организацию, разобраться, где что находится, будет очень сложно. Если в команду придет новый сотрудник, ему придется копаться в разрозненных папках на дисках и цепочках электронных писем, чтобы во всем разобраться.

5. Где прячутся цели

Давайте посмотрим правде в глаза: электронные таблицы — это место, куда часто попадают амбициозные цели, чтобы собирать там цифровую пыль. Они похожи на абонемент в тренажерный зал, который вы оформили в январе: полны благих намерений, но используются редко. И дело не только в том, что они пылятся: цели в электронных таблицах существуют в отрыве от выполняемой работы, из-за чего трудно определять приоритетами повседневных задач и понимать, как они связаны с более широкими целями.

Наши исследования неизменно показывают, что, когда работники не видят, как их работа соотносится с целями компании, их усилия теряют смысл. Команды двигаются в разных направлениях, что приводит к несогласованности и плохим результатам.”

Пять преимуществ платформ для управления совместной работой

1. Совместная работа и отчётность в реальном времени

Для себя в Asana мы используем следующее определение: подходящая для вас платформа обеспечивает беспрепятственную совместную работу в реальном времени в рамках рабочего потока, гарантируя, что у всех членов команды есть доступ к самой актуальной информации. А получать аналитику для принятия решений на основе данных очень просто благодаря готовым инструментам для создания отчетов и визуализации данных, которые не требуют навыков программирования и которыми может пользоваться любой сотрудник.

2. Настраивайте, настраивайте и еще раз настраивайте

Ни одна команда больше не работает изолированно. Ваша команда цифрового маркетинга сотрудничает с коллегами из отдела инжиниринга, а вашей команде по общению нужна самая свежая информация о выпуске новой функции от отдела продукта. Объединение этих команд с помощью единого, кастомизируемого способа обмена информацией и совместной работы над одними и теми же общими данными кардинально меняет ситуацию. Итак, нужны ли вам канбан-доски для Agile-проектов, хронологии для Waterfall-проектов или что-то совершенно другое, Asana — как коробка с деталями Lego: ее легко настроить и собрать в то, что лучше всего подходит вашей команде. 

3. Масштабируемость имеет значение

В отличие от электронных таблиц, корпоративные платформы для управления работой предназначены для эффективного и безопасного масштабирования в масштабах всей компании. Благодаря шаблонам многократного использования, глобальным нестандартным полям и общей модели данных Asana обеспечивает согласованность и координацию действий между командами. А с помощью визуального конструктора рабочих процессов Asana любой может создавать экономящие время автоматизации, чтобы повысить свою личную эффективность. Платформа без труда растет вместе с вашей организацией, позволяя с легкостью управлять работой в любом масштабе — от команд из 2 человек до организаций с 200 000 сотрудников. 

4. Больше никаких разрозненных данных

Asana — это централизованная платформа, на которой все рабочие данные объединены и доступны, что обеспечивает прозрачность и ответственность во всей организации. Больше никаких разрозненных подразделений, никакой фрагментированной информации — только один чёткий путь вперёд. Благодаря уникальной модели данных Work Graph, используемой в Asana, команды, их работа и достигаемые ими результаты взаимосвязаны, что значительно повышает продуктивность и позволяет создать динамическую карту, делающую ИИ более точным, надежным и заслуживающим доверия.

5. Стратегия воплощается в жизнь

В Asana цели интегрированы в ту же платформу, где ведётся работа. Все, от высшего руководства до отдельных сотрудников, видят, как их усилия способствуют достижению целей компании. Это также означает, что по мере завершения работы в Asana ход достижения цели автоматически обновляется в реальном времени. Больше не нужно бегать за членами команды, чтобы получить отчет�� о статусе, или вручную обновлять электронные таблицы — решения принимаются лучше и быстрее.

Прощаться с электронными таблицами необязательно должно быть сложно

Перейти из электронных таблиц в Asana проще, чем может показаться. Благодаря самообучающимся ресурсам, программам сертификации по продукту и профессиональным услугам Asana может помочь вашей команде легко пройти процесс трансформации. 

При этом вам не придётся начинать с нуля — вы сможете импортировать имеющиеся данные и настроить рабочие процессы с учетом потребностей своей команды. Благодаря поддержке при адаптации и исчерпывающим рекомендациям отказ от электронных таблиц станет плавным переходом к более высокой эффективности и лучшему сотр��дничеству.

Пора модернизировать ваши инструменты

Для современной работы нужны инструменты, созданные для совместной работы, прозрачности, автоматизации и масштабирования, — такие как Asana. Отказавшись от электронных таблиц и внедрив специальные решения для управления работой, команды могут сократить количество ошибок, повысить продуктивность и изменить методы совместной работы, превратив хаос в гармонию, а усилия — в результаты.  

Не нужно верить нам на слово. Запланируйте демонстрацию Asana уже сегодня и убедитесь в этом сами.