Kanban-Methode: Definition, Prinzipien & Board erklärt

Stell dir vor, dass dein Team ein neues Projekt in Angriff nimmt. Du brauchst eine einfache Möglichkeit, deine Arbeit zu visualisieren, sodass du immer Bescheid weißt, wer woran arbeitet, in welchem Stadium die Arbeit ist, und wann alles erledigt sein muss. Du könntest dich durch deine Projektunterlagen, Tabellen, E-Mails und Nachrichten wühlen, um diese Informationen zusammenzutragen, oder du siehst alles auf einen Blick mit einem Kanban Board.

Wenn du schon mal mit Projektmanagement zu tun hattest oder dich nach Visualisierungsmöglichkeiten für deine Arbeit umgesehen hast, hast du vielleicht schon von Kanban gehört. Kanban Boards sind eine Form des visuellen Projektmanagements, und sie sind besonders bei Produkt-, Entwicklungs- und Softwareentwicklungsteams beliebt. Dieser Artikel erklärt alles, was du wissen musst: was dieses Modell ist, wie die Methode funktioniert und wie du sie am besten nutzt, um die Arbeit deines Teams zu verwalten.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, mit der Teams ihre Arbeit visualisieren, Engpässe vermeiden und die verfügbaren Kapazitäten optimal nutzen. Das System basiert auf einem Board mit Spalten für verschiedene Arbeitsphasen. Aufgaben werden als Karten dargestellt und wandern von links nach rechts, bis sie erledigt sind.

Dabei sind die aktuell zu bearbeitenden Vorgänge (Work in Progress, kurz „WIP") durch das WIP-Limit begrenzt, was zu schnelleren Durchlaufzeiten führt. Teams werden dadurch agiler und können auf neue Umstände reagieren.

Der Ansatz wird mithilfe von Kanban Boards  umgesetzt. Es handelt sich dabei um eine Form des visuellen Projektmanagements, mit dem Teams ihr Arbeitspensum und ihre Arbeitsabläufe besser visualisieren können. Ein Kanban Board ist eine nach Spalten organisierte Projekttafel, auf der die Arbeit repräsentiert wird. Üblicherweise steht dabei jede Spalte für eine Arbeitsphase. Die einfachsten Boards haben Spalten wie z. B. To-do, In Bearbeitung und Erledigt. Einzelne Aufgaben werden auf dem Board mit visuellen Karten dargestellt und bewegen sich von einer Spalte in die nächste, bis sie erledigt sind.

Wann wurde die Kanban-Methode entwickelt?

Entwickelt wurde die Methode von Taiichi Ohno, einem japanischen Toyota-Ingenieur, in den späten 1940er Jahren. Ohno erkannte, dass er das Toyota-Produktionssystem verbessern konnte, indem er sich bei der Produktion an der tatsächlichen Nachfrage orientierte, statt Produkte auf Basis der kalkulierten Nachfrage herzustellen.

Dank der Einführung von Kanban wurden nur noch Produkte nach aktuellem Kundenbedarf produziert und geliefert, also „just in time". Der Ansatz veränderte Toyotas Produktionsprozess von einem Push-Prinzip (Produkte werden auf den Markt „geworfen") in ein Pull-Prinzip (Produkte werden auf Basis der Kundennachfrage produziert). Für Toyota bedeutete dieser Strategiewechsel die Reduzierung der Lagerbestände bei gleichzeitigem Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.

Ohno veränderte und optimierte seine Produktionsstrategie anhand von Kanban-Karten. Tatsächlich ist „Kanban" eine Kombination aus zwei japanischen Wörtern: 看 (Kàn) bedeutet „Karte" und 板 (Bǎn) heißt „Tafel". Bei Toyota waren diese Karten Papierzettel, auf denen zu lesen war, dass ein neues Produkt, ein Teil oder ein Gegenstand aus dem Inventar benötigt wurde. Sie lösten den Produktionsprozess für diesen Posten aus.

Obwohl die Methode immer noch in vielen Unternehmen im Fertigungsprozess eingesetzt wird, wurde der Einsatz von Kanban in den frühen 2000er Jahren durch David Anderson für die Softwareentwicklung adaptiert. Für die Softwareentwicklung wurde diese Methode von Ohnos schlanker Produktionsmethode inspiriert und machte sich dieselbe „Pull"-Strategie zunutze.

Im modernen Kanban beginnen Teams mit einem „Backlog", einer Liste ausstehender Aufgaben. Je nach Arbeitspensum und Kapazität einzelner Teammitglieder wird Arbeit aus dem Backlog „gezogen"; das ist der Pull-Prozess. Die Teammitglieder können auf diese Weise nachverfolgen, welche Stadien ihre Arbeit auf dem Weg durch den Aufgaben-Lebenszyklus durchläuft, der auf einem Board von Spalten repräsentiert wird. Das heutige Kanban ist ein visuelles Projektmanagement-System, das die Nachfrage mit den verfügbaren Kapazitäten in Einklang bringt.

Ist Kanban eine Agile Methode?

Ja, Kanban für Softwareentwicklung entspricht einem Teilbereich von Agile. Agile (auf Englisch) ist ein Projektmanagementmodell, das dazu gedacht ist, Teams mehr Flexibilität zu bieten, um besser auf Änderungen reagieren zu können. Der Schwerpunkt liegt auf situativ angepasster Planung, evolutionärer Entwicklung, schneller Bereitstellung und kontinuierlicher Verbesserung.

Wie funktioniert Kanban?

Bei Kanban arbeiten Teams mit einem gemeinsamen Board, das in Spalten für verschiedene Arbeitsphasen unterteilt ist. Jede Aufgabe wird als Karte dargestellt und wandert während der Bearbeitung von Spalte zu Spalte, bis sie erledigt ist.

Die wichtigsten Elemente eines Kanban-Boards:

• Spalten: Repräsentieren die Arbeitsphasen wie „To-do", „In Bearbeitung" und „Erledigt".

• Karten: Stehen für einzelne Aufgaben und enthalten alle relevanten Informationen.

• WIP-Limits: Begrenzen die Anzahl gleichzeitiger Aufgaben pro Spalte, um Überlastung zu vermeiden.

Ob virtuell oder als physisches Whiteboard mit Haftnotizen, das Prinzip bleibt gleich: Arbeit wird sichtbar, Fortschritt wird messbar.

Wie lauten die 4 Kanban-Prinzipien?

Es gibt vier Grundprinzipien in Kanban, die dir helfen, den Ansatz erfolgreich einzuführen:

• Beginne mit dem, was du ohnehin schon tust

• Einig dich auf allmähliche, schrittweise Veränderungen

• Berücksichtige bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten

• Fördere Initiative auf allen Ebenen

1. Beginne mit dem, was du ohnehin schon tust

Du kannst Kanban bei jedem bestehenden Ablauf oder Prozess nutzen. Im Gegensatz zu genauer festgelegten Agile-Management-Prozessen wie Scrum ist Kanban so flexibel, dass es gemeinsam mit existierenden Kernpraktiken deines Teams funktioniert.

2. Einig dich auf allmähliche, schrittweise Veränderungen

Zu große Veränderungen auf einen Schlag führen zu Verunsicherungen im Team, und wenn du alles auf einmal ändern willst, funktioniert das neue System womöglich überhaupt nicht. Kanban kalkuliert das ein, und deswegen ist der Ansatz auf kontinuierliche Verbesserungen (Kaizen) und schrittweise umsetzbare Veränderungen anhand von Arbeitspaketen ausgelegt. Zu den Prinzipien und Regeln gehört, dass du nicht alles auf einmal ändern solltest. Nähere dich Änderungen schrittweise an, um langfristig eine Veränderung der Prozesse in deinem Team zu erzielen.

3. Berücksichtige bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten

Im Gegensatz zu anderen Lean-Produktionsmethoden beruht Kanban nicht auf steifen Rollen und passt sich aktuellen Strukturen und Prozessen innerhalb deines Teams an, die auch gute Seiten haben könnten, aber untergehen würden, wenn du das System von heute auf morgen völlig veränderst.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von Quadient. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine komplexe Matrixorganisation mit globalen und regionalen Teams auf eine einheitliche Arbeitsweise umzustellen. Quadient entschied sich bewusst dafür, bestehende Strukturen zu berücksichtigen und die Veränderung schrittweise anzugehen. Asana wurde als gemeinsames Work Management Tool eingeführt, ohne bestehende Prozesse von heute auf morgen zu ersetzen. Das Ergebnis: Die Marketingabläufe wurden effizienter, und die Teams konnten ihre Agilität schrittweise ausbauen. Mehr dazu erfährst du in der Kundenstory von Quadient.

4. Fördere Initiative auf allen Ebenen

Im Sinne kontinuierlicher Verbesserungen passt sich diese Methode an Veränderungen auf allen Ebenen an und agiert nicht nur von oben nach unten. Mit Kanban werden alle Mitarbeitenden ermutigt, ihre Meinung zu äußern, neue Strategien zu entwickeln und in neuen Arbeitsprozessen die Initiative zu ergreifen.

Wie lauten die 6 Praktiken von Kanban?

Die Prinzipien, die der Methode zugrunde liegen, stärken die Motivation deines Teams bei der Umsetzung der Arbeitsabläufe.

• Visualisiere deine Arbeit

• Begrenze die Menge gleichzeitig laufender Arbeitsvorgänge

• Verwalte den Arbeitsfluss

• Schaffe Klarheit über Prozessregeln

• Implementiere Feedbackschleifen

• Verbessere den Prozess gemeinsam

Um einen Kanban-Prozess umzusetzen, setze diese sechs Praktiken um, damit dein Team die Kernziele des Ansatzes erreicht: kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und inkrementelles Wachstum.

1. Visualisiere deine Arbeit

Einer der größten Vorteile von Kanban ist, dass du verfolgen kannst, wie sich die Arbeit durch verschiedene Stadien weiterbewegt. Der Prozess beginnt mit einer Karte auf der linken Seite des Boards. Während dein Team daran arbeitet, bewegt sich die Aufgabe langsam, aber sicher in Richtung der Spalte Erledigt. Diese Praxis gibt dir nicht nur eine generelle Vorstellung davon, wie die Arbeit die einzelnen Phasen durchläuft, du siehst auch in Echtzeit und auf einen Blick, wie der aktuelle Stand der Arbeit ist.

2. Begrenze die Menge gleichzeitig laufender Arbeitsvorgänge

Als agile Methode ist Kanban auf dem Prinzip früher Bereitstellung aufgebaut, das heißt, dass Aufgaben sich möglichst schnell von Spalte zu Spalte bewegen sollten, statt in einem uneindeutigen „In Bearbeitung"-Status zu stagnieren. Es gibt keine festen Prinzipien und Regeln hinsichtlich der Aufgabenanzahl, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt „In Bearbeitung" sein sollte. Generell solltest du dein Team jedoch dazu anregen, Multitasking zu reduzieren und den Schwerpunkt auf die Fertigstellung einzelner Arbeitsvorgänge zu legen.

3. Verwalte den Arbeitsfluss

Praktik Nr. 2 besagt, dass du die Menge parallel laufender Arbeitsvorgänge begrenzen solltest, und der beste Weg dazu ist die Optimierung des Aufgabenflusses innerhalb des Boards. Die Verwaltung und Verbesserung des Workflows wird deine „Lead Time" (die Zeit vom Start der Arbeit an einer Aufgabe bis zu ihrer Ankunft in der Erledigt-Spalte deines Boards) reduzieren und sicherstellen, dass du Aufträge oder die Einführung neuer Produkte rechtzeitig erledigst.

4. Schaffe Klarheit über Prozessregeln

In Kanban sind Aufgaben immer in Bewegung. Stell deshalb sicher, dass dein Team festgelegte und klar kommunizierte Grundsätze hat. Deine Prozessregeln sollten bestimmen, wie dein Team diese Methodologie umsetzt. Außerdem sollten alle in deinem Team ermutigt werden, zu den Regeln und ihrer Verbesserung beizutragen, so wie es das vierte Grundprinzip besagt: Fördere Initiative auf allen Ebenen.

5. Implementiere Feedbackschleifen

In Kanban brauchst du Feedback von zwei separaten Gruppen: deinen Kunden und deinem Team.

• Sammle von deinen Kunden Feedback zur Qualität und Effektivität der Lösung, die dein Team produziert hat. War es das richtige Produkt? Gab es Probleme? Nehmen wir dazu ein Beispiel: Wenn es Probleme gab, z. B. Fehler im Code oder Mängel im Produkt, überdenke deinen Kanban-Fluss und plane mehr Zeit für Überprüfung, Änderungen und Evaluation ein.

• Sprich mit deinem Team häufig über den Ansatz an sich. Was hält das Team selbst von seinem Output? Du hast hier erneut die Möglichkeit, die Initiative auf allen Ebenen zu fördern und die Prozessregeln deines Teams zu verbessern.

6. Verbessere den Prozess gemeinsam und probiere Neues aus

Der Kern von Kanban ist kontinuierliche Verbesserung. Aber das heißt auch, dass andere Systeme gut mit dieser Methode zusammen funktionieren könnten. Ob es Scrum oder ein anderes System ist, sei bereit, zusammenzuarbeiten, zu experimentieren und deine Prozesse bei Bedarf weiterzuentwickeln.

Kanban-Metriken: So messen Sie den Erfolg

Wenn du Kanban im Team einsetzt, solltest du nicht nur den Ablauf definieren, sondern auch regelmäßig prüfen, wie gut er funktioniert. Dafür helfen wenige, klare Kennzahlen, mit denen du Wartezeiten, Überlastung und stockende Aufgaben früh erkennst.

• Beobachte die Durchlaufzeit, um zu verstehen, wie lange Arbeit von der Aufnahme bis zum Abschluss braucht.

• Prüfe die Bearbeitungszeit, um zu sehen, wie lange an einer Aufgabe tatsächlich gearbeitet wird.

• Erfasse blockierte Aufgaben, damit Hindernisse nicht im Board versteckt bleiben.

• Vergleiche geplante und abgeschlossene Arbeit, um realistischere Zusagen für kommende Arbeitsphasen zu treffen.

In der Praxis reicht oft ein schlankes Set an Kennzahlen. Bei Quadient schätzen die Teams den Aufwand jeder Aufgabe in T-Shirt-Größen (S, M, L) ein. Asana-Regeln übernehmen dann automatisch die Gewichtung. So wird aus einem Board eine verlässliche Grundlage für bessere Entscheidungen.

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum?

Beide Methoden gehören zum agilen Arbeiten, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede:

Welche Methode passt zu deinem Team?

• Kanban: Ideal, wenn Arbeit laufend hereinkommt und dein Team flexibel priorisieren muss.

• Scrum: Besser geeignet, wenn dein Team in festen Zeitabschnitten arbeitet und klare Sprint-Ziele braucht.

Viele Teams kombinieren beide Ansätze. Bei Quadient arbeiten Teams in Sprints und organisieren ihre täglichen Aufgaben gleichzeitig auf Kanban-Boards. Durch die Verbindung von Asana mit Jira können dabei auch Entwicklungsteams ihre bestehende Arbeitsweise beibehalten, während funktionsübergreifende Zusammenarbeit transparenter wird.

Für wen eignet sich die Kanban-Methode?

Kanban lässt sich für die verschiedensten Arten von Projekten und Teams unterschiedlicher Größen nutzen. Das System ist allgemein sehr offen gestaltet, mit nur wenigen strikten Regelungen und Prinzipien, so wie man das bei Scrum beispielsweise kennt.

Das System ist gerade auch wegen der einfachen Umsetzung sehr beliebt. Denn um diese Methode anzuwenden, müssen meist nur wenige Veränderungen am Projektmanagement-Prozess vorgenommen werden. Man braucht zu Beginn nämlich nur ein Board, welches im Laufe der Zeit angepasst werden muss.

Für folgende Teams lässt sich also Kanban anwenden:

• Kleine Teams: Gerade kleine Gruppen arbeiten meist schon sehr agil. Deshalb ist es hier umso vorteilhafter, wenn man zusätzlich ein Kanban Board integriert, weil dieses mehr Struktur in den Prozess mitbringt.

• Große Teams: Auch größere Teams können von dieser Methode profitieren, denn gerade bei solchen Unternehmen ist es schwierig, neue und agile Prozesse einzuführen. Die einfache Umsetzung eines Kanban Boards kommt hier definitiv zugute.

• Einzelpersonen: Zum Schluss können auch Einzelpersonen mit einem Kanban Board ihre Effizienz erhöhen. Dabei musst du jedoch nicht viel mehr Zeit investieren, da die Kanban-Methode sehr schnell anzuwenden ist.

Ein gutes Beispiel dafür, wie Kanban auch in großen, global aufgestellten Unternehmen funktioniert, ist Quadient. Das Technologieunternehmen hat fast alle seine weltweiten Marketingteams auf Asana umgestellt. Die Teams nutzen Kanban-Boards für ihre tägliche Arbeit, von der Inhaltserstellung über Kampagnen bis hin zu E-Commerce-Portalen. Transparenz und einheitliche Prozesse standen dabei im Mittelpunkt. Erfahre, wie du Kanban-Boards in Asana für dein Team einrichten kannst.

Welche Vor- und Nachteile hat Kanban?

Jetzt, wo du weißt, wie das Kanban-System funktioniert, bleibt nur noch eine Frage offen: Sollte dein Team diese Methode nutzen? Es gibt keine richtige oder falsche Antwort. Hier sind einige Vorteile und Nachteile, die dein Team mit diesem Prinzip erleben könnte.

Die Vorteile

Kanban ist ein tolles, flexibles Tool, das Teams hilft, Arbeit und Teamkapazität im Gleichgewicht zu halten. Bei korrekter Anwendung bietet die Methode folgende Vorteile:

• Einen Überblick über die Arbeit deines Teams bieten: Als eine Form des visuellen Projektmanagements kann dir diese Methode dabei helfen, Bewegung in deine Aufgaben zu bringen, und dir einen Einblick in die laufende Arbeit deines Teams liefern.

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Das Grundprinzip dieser Methode besagt, dass Arbeit dort erledigt wird, wo ein Bedarf entsteht. Im Grunde genommen ist es also eine Möglichkeit, keine Zeit mehr zu verschwenden und sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren. Durch diesen Wechsel kann das produzierte Produkt bzw. die angebotene Dienstleistung genauer auf die Erwartungen der Kunden angepasst werden.

• Mehr Transparenz ermöglichen, insbesondere für ortsunabhängige Teams: Wenn dein Team ortsunabhängig arbeitet, kann es schwierig sein, zu sehen, wer gerade was macht. Die Boards zentralisieren Arbeit und verringern die Anzahl der Aufgaben, die zu jedem einzelnen Zeitpunkt bearbeitet werden. Damit können sie dir und deinem Team helfen, auf einen Blick zu sehen, wer woran arbeitet, auch wenn sie an komplexeren Projekten arbeiten.

• Flexibilität fördern: Da der Ansatz auf einem Prozess ständiger Verbesserung basiert, können Teams, die Kanban nutzen, mit der Zeit flexibler werden. Wenn sie die vier Grundprinzipien und die sechs entscheidenden Praktiken umsetzen, gewinnt dein Team mehr Flexibilität und kann sich entsprechend besser an Veränderungen anpassen.

• Weniger Engpässe: Mit der Methode lassen sich ebenfalls ideal Engpässe vermeiden. Ohne ein visuelles Board kann oftmals leicht der Überblick verloren gehen. So weiß das Team oft nicht, wie der aktuelle Stand bei einigen Aufgaben ist und lässt diese in Bearbeitung, anstatt die Aufgaben abzuschließen. Durch diese Methode weiß das Team immer über den aktuellen Stand der verschiedenen Aufgaben Bescheid, so lässt sich der Workflow optimieren und Engpässe können vermieden werden.

Wie diese Vorteile in der Praxis wirken, zeigt das Beispiel von Quadient. Das Unternehmen litt unter mangelnder Transparenz und uneinheitlichen Arbeitsprozessen in seiner globalen Matrixorganisation. Mit Asana und Kanban-Boards erhielten alle Marketingteams einen klaren Überblick über die laufende Arbeit. Die Kommunikation auf globaler Ebene verbesserte sich spürbar, weil Mitarbeitende keine einzelnen Status-Updates mehr versenden mussten. Teste Kanban-Boards in Asana und erlebe mehr Transparenz für dein Team.

Die Nachteile

Kanban ist nicht für jedes Team der richtige Ansatz. Einige der Nachteile sind:

• Weniger üblich in nicht-technischen Teams: Wie Scrum, Agile und andere Lean-Methoden ist auch Kanban außerhalb von Entwicklungsteams weniger gut bekannt. Diese Methode kann für alle Arten von Teams effektiv sein, aber wenn du diesen Prozess für ein nicht-technisches Team einführen willst, könnte es besser sein, Arbeitsabläufe einen nach dem anderen zu übertragen, um deinem Team den Umstieg zu erleichtern.

• Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, kann es schnell zu viel werden: Da jede Aufgabenkarte viel Raum für die Darstellungen einnimmt, kann dein Board schnell überladen und verwirrend wirken, wenn du zu viele Dinge auf einmal bearbeitest.

Wie wende ich die Kanban-Methode an?

Gemäß dem ersten Grundprinzip von Kanban (Beginne mit dem, was du ohnehin schon tust) kannst du die Methode bei jedem Workflow anwenden. Du könntest ein Board aus einem Whiteboard und Haftnotizen machen, oder es mit einer Tabelle und etwas Formatierung versuchen, aber die beste Option für die Visualisierung eines solchen Boards ist ein Work Management Tool wie Asana. In Asana gibt es für jedes Projekt vier mögliche Ansichten, unter anderem auch eine Board-Ansicht für diese agile Methode.

Egal, wie du dein Kanban Board gestaltest, folge stets diesen einfachen Schritten, um das System zu jedem beliebigen deiner vorhandenen Prozesse hinzuzufügen:

1. Beginne mit einem leeren Board

Irgendwann wird dein Board all deine Backlog-Aufgaben und erledigte Arbeit enthalten, aber es ist völlig normal, im ersten Schritt mit einem leeren Board zu beginnen. Wenn du ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana nutzt, stell sicher, dass du dich in der Boardansicht befindest.

2. Erstelle Spalten, um Arbeit visuell darzustellen

Normalerweise stehen Spalten eines Kanban Boards für die unterschiedlichen Arbeitsphasen bzw. Prozessschritte. Die einzelnen Spalten werden je nach Team unterschiedlich sein, aber zu den meistverwendeten Spalten gehören:

• Backlog, Inbox oder Neu: Neue Aufgaben kommen in diese Spalte, bevor sie einem Teammitglied zugewiesen werden.

• Bereit oder Priorisiert: Verschiebe Arbeitsvorgänge in diese Spalte, wenn sie bearbeitet werden können.

• In Bearbeitung: Das sind die Aufgaben, die gerade ausgeführt werden. Je nach Team könntest du die In Bearbeitung-Spalte auch weiter aufgliedern. Ein Content-Team könnte zum Beispiel Spalten für Entwurf, Überprüfung und Überarbeitung erstellen, während ein Entwicklungsteam Spalten für Entwicklung, Testphase und Bereitstellung haben könnte.

• On hold bzw. Pausiert: Verschiebe Arbeit in diese Spalte, wenn sie aus irgendeinem Grund stagniert.

• Erledigt oder Fertig: Erledigte Aufgaben sollten in dieser Spalte landen.

3. Füge Aufgaben hinzu, um Arbeit darzustellen

Auf einem Board werden Aufgaben als Karten dargestellt. Stell sicher, dass die Bezeichnungen deiner Aufgaben umsetzbar sind: Wir empfehlen, mit einem Verb anzufangen, sodass dein Team genau weiß, woran es arbeiten muss.

Wenn du eine virtuelle Work-Management-Lösung nutzt, kannst du den Karten zusätzliche Informationen, Kontext und Dateien hinzufügen. Nutze Tags, um Metadaten zu verfolgen, zum Beispiel, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder welche Priorisierung sie haben.

Solltest du kein digitales Kanban Board nutzen, kannst du auch auf eine Kanban-Tafel zurückgreifen. Dies ist im Grunde genommen nur eine Abwandlung der Karten, wobei hier verschiedene Elemente, wie Magnete, Plastikringe oder Post-Its verwendet werden, um die verschiedenen Arbeitsbestandteile darzustellen.

4. Lass deine Arbeit sämtliche Phasen durchlaufen

Der Kern des Workflow-Managements dieses Systems sind die verschiedenen Phasen, die von jeder Aufgabe durchlaufen werden. Du kannst die Aufgaben manuell verschieben, oder eine Work-Management-Lösung finden, die diese Arbeit für dich automatisiert. Mit dem Projektmanagement-Tool Asana kannst du zum Beispiel Regeln erstellen, die Arbeit auf Grundlage relevanter aufgabenbezogener Informationen in unterschiedlichen Spalten einordnet. Zum Beispiel kann eine Aufgabe in die In Bearbeitung-Spalte verschoben werden, sobald sie einem Teammitglied zugeordnet ist.

5. Erstelle bei Bedarf Boards mit neuen Karten

Theoretisch könntest du ein und dasselbe virtuelle Kanban-Board unbegrenzt nutzen. Da diese Boards einen kontinuierlichen Prozess abbilden, gibt es keinen zwingenden Grund, das aktuelle Board zu verwerfen. Aber in einigen Systemen (wie etwa Scrum) wirst du neue Boards für jeden neuen Sprint erstellen. Erstelle einfach das neue Board (oder leere das Whiteboard), übertrage deinen Aufgaben-Backlog, und schon kann die Arbeit weitergehen.

Visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams

Digitale Kanban Boards helfen deinem Team, einen klaren Überblick über alle Aufgaben und deren Status zu erhalten. Mit Asana kannst du jedes Projekt in einer Boardansicht im Kanban-Stil visualisieren, so behält dein Team die Arbeit im Blick und kann flexibel auf Veränderungen reagieren.Jetzt kostenlos starten und Kanban mit deinem Team ausprobieren.

Häufig gestellte Fragen zu Kanban

Ist Kanban noch aktuell?

Ja, Kanban passt ideal zu moderner Teamarbeit, weil es dir hilft, trotz wechselnder Prioritäten den Überblick zu behalten und Aufgaben kontinuierlich abzuschließen.

Kann man Kanban und Scrum kombinieren?

Ja, viele Teams planen ihre Arbeit in Sprints und steuern den täglichen Fortschritt zusätzlich über ein Kanban-Board, um Struktur und Flexibilität zu verbinden.

Welche Tools eignen sich für digitale Kanban-Boards?

Ein gutes Tool bietet neben Spalten und Karten auch Automatisierungen, Formulare, anpassbare Berichte und Integrationen. Asana vereint all diese Funktionen in einer flexiblen Board-Ansicht.

Wie lege ich WIP-Limits richtig fest?

Starte mit einem einfachen Limit pro Spalte und passe es schrittweise an, ein gutes WIP-Limit macht Überlastung sichtbar und hilft deinem Team, Aufgaben häufiger abzuschließen.

Kann Kanban auch in nicht-technischen Teams funktionieren?

Ja, Kanban eignet sich für Marketing, Operations, HR und Kreativarbeit genauso wie für Entwicklungsteams. Bei Quadient nutzen beispielsweise die globalen Marketing-Teams Kanban-Boards in Asana für ihre tägliche Arbeit.

Starte noch heute und entdecke, wie Asana dein Team bei der Einführung von Kanban unterstützt. Jetzt kostenlos loslegen und Kanban mit deinem Team in die Praxis umsetzen.