PPM: Projektportfoliomanagement – Definition & Praxis

Wenn Sie unterschiedliche Vorhaben in verschiedenen Teams und Abteilungen verwalten, wissen Sie, wie schwer es sein kann, Klarheit zu gewinnen. Projektmanagement-Tools helfen bei der Organisation einzelner Projekte. Für Klarheit über alle Vorhaben hinweg brauchen Sie einen Projektportfolio-Management-Prozess.

Wie Ihnen Asana bei der erfolgreichen Verwaltung von Portfolios helfen kann, erfahren Sie hier:

Was ist Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement (PPM) ist die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte, um sie mit den strategischen Zielen eines Unternehmens zu verknüpfen. Im deutschsprachigen Raum wird PPM auch als Multiprojektmanagement bezeichnet. Mit Projektportfoliomanagement-Tools erhalten Sie einen umfassenden Überblick über alle Vorhaben, von der Planung bis zur Umsetzung.

Was unterscheidet Projektportfoliomanagement von Projektmanagement?

Projektmanagement konzentriert sich auf ein einzelnes Vorhaben und beantwortet die Frage: Wer erledigt was bis wann? PPM hingegen verwaltet mehrere Projekte parallel und stellt sicher, dass alle Vorhaben mit den Unternehmenszielen verknüpft sind. Während Projektmanagement die Teamzusammenarbeit innerhalb eines Projekts verbessert, schafft PPM Klarheit über die gesamte Projektlandschaft.

Sowohl Projektmanagement als auch Projektportfoliomanagement sind Unterkategorien des Arbeitsmanagements, dem systematischen Ansatz zur Verwaltung von Arbeitsvorgängen. PPM könnte für Sie von Nutzen sein, wenn Sie:

• eine Möglichkeit benötigen, die Projektlandschaft und Prioritäten Ihres Teams zu organisieren und nachvollziehbar zu machen

• als Führungskraft eine unkomplizierte Methode zur Darstellung des Fortschritts in mehreren Vorhaben benötigen

• eine verständlichere Möglichkeit benötigen, die tägliche Arbeit mit umfassenden Zielen zu verknüpfen

Was unterscheidet ein Programm von einem Projektportfolio?

Ebenfalls wird sehr oft der Begriff Programmmanagement mit Projektportfoliomanagement verwechselt. Auch hier gibt es eine klare Unterscheidung. Denn ein Programm beinhaltet meist mehrere Einzelprojekte, die jedoch zeitlich begrenzt sind. Das Programm umfasst die Planung, Steuerung und das Controlling der Projekte, es endet jedoch auch mit der Fertigstellung der Projekte.

Das Projektportfoliomanagement hingegen ist ein laufender Prozess, in welchem immer wieder Projekte hinzukommen, die mit den restlichen Projekten verknüpft werden. Dies fördert Synergien, minimiert Konflikte und sorgt dafür, dass alle Projekte mit den Unternehmenszielen verknüpft sind.

Welche Vorteile hat Projektportfoliomanagement?

Mit einem Projektportfoliomanagement erhalten Sie eine umfassende Übersicht über große Projekte und Vorhaben. Bei korrekter Anwendung erhalten Sie mit PPM einen Gesamtüberblick und können dementsprechend bessere strategische Entscheidungen treffen. Teams mit Projektportfoliomanagement-Tools genießen diese Vorteile von Projektportfoliomanagement:

• mehr Transparenz

• bessere Abstimmung untereinander

• ganzheitliche, umfassende Planungsmöglichkeiten

• kompakte Übersichten

• mehr Zeit für kreative und zielführende Arbeit

• Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt

• mehr Handlungsfreiraum für zügige Entscheidungen

Welche Rollen gibt es im Projektportfoliomanagement?

Genau wie beim Projektmanagement gibt es beim PPM wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten. Durch die klare Rollenzuweisung verstehen alle Beteiligten nicht nur, wo ihre Verantwortlichkeiten im Team liegen, sondern auch die Funktionen der weiteren Teammitglieder.

Was macht ein Projektportfoliomanager?

Der Projektportfolio-Manager ist verantwortlich für die Erstellung und Verwaltung des Projektportfolios. Anders als ein Projektmanager leitet er nicht jedes einzelne Projekt, sondern sorgt dafür, dass alle Projekte aktuell sind und regelmäßige Statusaktualisierungen erhalten.

Zu den wichtigsten Aufgaben gehören:

• Projektanträge bewerten: Neue Vorhaben anhand festgelegter Kriterien prüfen und genehmigen oder ablehnen

• Fortschritt überwachen: Regelmäßigen Rhythmus für Projektstatusberichte mit Projektmanagern festlegen

• Erfahrungswerte sammeln: Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten dokumentieren und für zukünftige Vorhaben nutzen

Die wichtigsten Beteiligten

Wichtige Beteiligte sind diejenigen Teammitglieder oder Führungskräfte im Unternehmen, die eine umfassende Übersicht über die Vorgänge in den Vorhaben innerhalb des Portfolios benötigen. Wenn Sie zum Beispiel ein Team innerhalb einer Marketingabteilung verwalten, wäre der CMO oder Leiter der Marketingabteilung also ein wichtiger Beteiligter in Ihrem Portfolio.

Der Programmmanager

Ein Programmmanager nimmt beim PPM eine ähnliche Rolle wie der Projektportfolio-Manager ein. Der Hauptunterschied: Ein Programmmanager verantwortet untereinander verknüpfte Projekte, etwa alle Vorhaben rund um eine Produkteinführung.

Der Projektportfolio-Manager hingegen verwaltet eine Auswahl von Projekten, die nicht zwingend miteinander verbunden sein müssen, zum Beispiel alle Vorhaben einer Marketingabteilung.

Der Projektmanager

Und natürlich gibt es auch im Projektportfoliomanagement-Prozess noch Projektmanager. Projektmanager sind für einzelne Projekte innerhalb eines größeren Portfolios verantwortlich. Je nach Größe und Umfang des Portfolios können einzelne Projekte auch vom Projektportfolio-Manager verwaltet werden und in dessen Verantwortungsbereich fallen.

Die Projekt-Teammitglieder

Jeder, der an den Projekten des Portfolios arbeitet, ist Teil des Projektteams. Das Projektteam kann zum Beispiel eine funktionsübergreifende Gruppe aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens sein oder aus regulären Teammitgliedern mit einem bestimmten Know-how bestehen. Der Hauptunterschied zwischen einem «Projektteam» und einem «Team» liegt darin, dass ein Projektteam aus Einzelpersonen besteht, die bis zum Abschluss des Projekts zusammenarbeiten.

Wie sieht ein professionelles Projektportfoliomanagement aus?

Um mit Projektportfolio-Management erfolgreich zu sein, sollten Sie ein aktuelles Portfolio mit Echtzeit-Updates pflegen. Als Projektportfolio-Manager ist es Ihre Aufgabe, sich regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern auszutauschen, damit alle Projekte richtig nach Plan verlaufen. So können Sie und alle wichtigen Beteiligten frühzeitig potenzielle Risiken oder den unplanmäßigen Verlauf von Projekten erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig können Sie Ihre laufenden Projekte optimal auf ein strategisches Ziel Ihres Unternehmens ausrichten und die Umsetzung der Strategie mitverfolgen.

Für Ihren Einstieg in den Projektportfolio-Management-Prozess möchten wir Ihnen diese fünf einfachen Schritte mitgeben:

Schritt 1: Richten Sie Ihr Portfolio an den Unternehmenszielen aus

Bevor Sie Projekte hinzufügen, klären Sie, welche strategischen Ziele Ihr Portfolio unterstützen soll. Diese Klarheit hilft Ihnen, die tägliche Arbeit an der Unternehmensstrategie auszurichten.

Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen vierteljährliche Objectives and Key Results (OKRs) nutzt, könnte ein Ziel lauten, den Umsatz zu steigern oder den Kundenverlust zu senken. Ordnen Sie jedem Projekt im Portfolio das entsprechende Ziel zu.

Schritt 2: Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu

In Ihrem Portfolio sollten alle wichtigen Projekte enthalten sein. Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu und sortieren Sie diese bei Bedarf nach Priorität, um die Priorisierung der Projekte sicherzustellen. Als Projektportfolio-Manager sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich mit den einzelnen Projektmanagern kurzzuschließen, um klarzustellen, wie die im Portfolio enthaltenen Projekte zu den strategischen Zielen beitragen. Zu guter Letzt sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine relevanten Projekte vergessen haben, damit Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich ist.

Schritt 3: Teilen Sie Ihr Portfolio mit wichtigen Beteiligten

Ein Portfolio ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Projektmanager auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können. So können sie die Arbeit an Projekten besser priorisieren, und wichtige Beteiligte erhalten eine Übersicht über die Vorhaben in Ihrer Abteilung. Nicht vergessen: Sie benötigen Zugriff auf die von Ihnen verwendete PPM-Software. Wenn Führungskräfte Echtzeit-Einblicke über den Projektfortschritt erhalten, können sie bessere Entscheidungen für den weiteren Verlauf treffen.

Schritt 4: Erhalten Sie Projektstatus-Updates in Echtzeit

Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager Ihre Projekte mithilfe von Projektstatusberichten regelmäßig pflegen und aktualisieren. So wird Ihr Portfolio zum «Kontrollzentrum» für Ihre Vorhaben, die Sie alle auf einen Blick erfassen können. Das erlaubt Ihnen, Abhängigkeiten besser darzustellen, neue Projekte zu erschließen und gefährdete Projekte wieder auf die richtige Bahn zu bringen. Auf diese Weise wird Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich sein.

Schritt 5: Verwenden Sie Ihr Portfolio für das Ressourcenmanagement

Mit einem Portfolio sind Sie und die wichtigsten Beteiligten nicht nur stets über den Projektfortschritt informiert, Sie können es auch für das Ressourcenmanagement nutzen. Während der Projektplanung haben Sie womöglich für jedes Projekt einen Ressourcenmanagementplan erstellt. Wenn Sie jedoch ein Projekt entdecken, das aus dem Rahmen fällt, können Sie verfügbare Ressourcen aus anderen Projekten gleichzeitig für dieses Problem einsetzen. Am besten gelingt dies, indem Sie ein PPM-Tool verwenden, das Software zur Verwaltung des Arbeitspensums bietet. So erhalten Sie die nötigen Einblicke bei der Ressourcenzu- und -wiederverteilung, damit Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich ist.

Wie wirkungsvoll ein solcher Ansatz in der Praxis sein kann, zeigt das Beispiel von Morningstar. Das Unternehmen hatte keinen klaren Prozess zur Priorisierung und nahm zunächst jede Anfrage an. Das führte zu Überlastung und fehlender Übersicht. Mit Asana erhielten die Teams einen vollständigen Überblick über Projektlebenszyklen und laufende Arbeiten. Sie konnten Kapazitäten besser einschätzen und Ressourcen gezielt für vorrangige Projekte einsetzen. Sam Castano, Head of Global IT Employee Experience bei Morningstar, fasst es so zusammen: «Bevor wir unsere Projekte zu Asana migriert haben, haben wir uns ständig übernommen. Jetzt haben wir mehr Informationen und mehr Daten. Wir wissen, was wir übernehmen können und was nicht.» Möchten Sie Ihr Ressourcenmanagement ebenfalls auf eine solide Grundlage stellen? Erfahren Sie mehr über Portfolios in Asana.

Was benötige ich für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement?

PPM ist eine Unterkategorie von Work Management. Um Software für das Projektportfolio-Management bestmöglich zu nutzen, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie die Strategie des Unternehmens mit den täglichen Aufgaben verknüpfen, eine umfassende Übersicht über Ihre Aufgaben erhalten und Echtzeit-Updates mitverfolgen können. Es gibt drei Funktionen, die sowohl für eine Projektmanagement-Software als auch für ein gutes Projektportfolio-Management-Tool unerlässlich sind:

Projektstatus-Updates in Echtzeit

Einer der wichtigsten Vorteile von Projektportfolio-Management besteht darin, dass Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt jedes einzelnen Projekts innerhalb des Portfolios erhalten. Dazu sollte Ihr Projektportfolio-Management-Tool weit mehr Möglichkeiten als z. B. Excel besitzen und Funktionen zur Berichterstattung auf Projekt- und Portfolio-Ebene bieten. So können die wichtigsten Beteiligten einen Sofort-Überblick über Portfolios erhalten und sich dann bei Bedarf weiter zu Status-Updates einzelner Projekte vorarbeiten.

Zeitleiste und Übersicht über Abhängigkeiten

Da ein Projektportfolio aus vielen komplexen Projekten besteht, muss Ihre Software zur Verwaltung von Projektportfolios eine Zeitleiste mit allen laufenden Projekten in Ihrem Portfolio, mitsamt deren Abhängigkeiten untereinander, beinhalten. Mit einer Ansicht, wie sie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm bietet, können sie wichtige Meilensteine und Daten für jedes einzelne Projekt erkennen und so für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Verwaltung des Arbeitspensums

Die Verwaltung des Arbeitspensums unterstützt Sie dabei, einen Ressourcenmanagementplan zu entwickeln und ihn nachzuverfolgen. Mit Tools zur Verwaltung des Arbeitspensums erhalten Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten und Ergebnisse Ihres Projektteams, und das über alle im Portfolio enthaltenen Projekte hinweg. Falls also Änderungen im Ressourcenmanagementplan erforderlich sind, können Sie genau erkennen, wer noch freie Kapazitäten hat und wer möglicherweise in Arbeit ertrinkt.

Methoden und Techniken im Projektportfoliomanagement

Damit Sie ein Portfolio verlässlich steuern können, brauchen Sie nicht nur passende Software, sondern auch klare Methoden für Auswahl, Bewertung und Steuerung. Diese Methoden helfen Ihnen, Prioritäten nachvollziehbar zu setzen und Entscheidungen im gesamten Unternehmen konsistent zu treffen.

Bewertungsmodelle für Prioritäten

Legen Sie feste Kriterien fest, nach denen neue Vorhaben bewertet werden, zum Beispiel strategische Relevanz, Aufwand, Risiko, Abhängigkeiten und erwarteter Nutzen. So vergleichen Sie Projekte auf einer gemeinsamen Grundlage, statt nur auf Dringlichkeit zu reagieren.

Portfolio-Reviews mit klaren Entscheidungspunkten

Planen Sie regelmäßige Portfolio-Reviews, in denen Sie Vorhaben starten, pausieren, neu priorisieren oder stoppen. Ein fester Prüfpunkt schafft Klarheit darüber, welche Arbeit weiterläuft und welche Arbeit keinen Vorrang hat.

Standardisierte Eingangsprozesse

Ein einheitlicher Eingang für Anfragen verbessert die Qualität der Informationen schon zu Beginn. Wenn Anfragen mit denselben Angaben erfasst und geprüft werden, lassen sie sich leichter priorisieren, den richtigen Roadmaps zuordnen und ohne unnötige Rückfragen weiterbearbeiten.

Wie ein standardisierter Eingangsprozess in der Praxis aussehen kann, zeigt Morningstar eindrucksvoll. Das Central Technology Team des Unternehmens verfolgte Hunderte von Anfragen jährlich manuell in einem Word-Dokument nach. Es fehlte die nötige Struktur, um Projektanfragen richtig zu bewerten und Ressourcen zuzuweisen. Mit einem standardisierten Prozess in Asana automatisierte das Team die Erfassung neuer Aufgaben und vereinfachte deren Priorisierung erheblich. Sapan Patel, Director of Program Management (IT PMO) bei Morningstar, beschreibt den Unterschied: «Vor Asana haben wir Projekte einfach so gestartet, ohne klare Abgrenzung. Jetzt können wir die Arbeit steuern, sobald sie hereinkommt.» Wenn Sie Ihre eigenen Eingangsprozesse strukturieren möchten, erfahren Sie mehr über Portfolios in Asana.

Herausforderungen im Projektportfoliomanagement und wie Sie sie meistern

Selbst mit einem klaren Prozess scheitert Projektportfoliomanagement oft nicht an der Idee, sondern an der Umsetzung im Alltag. Die häufigsten Hürden entstehen dort, wo Informationen fehlen, Zuständigkeiten unklar sind oder zu viel Arbeit gleichzeitig angenommen wird.

Uneinheitliche Tools und Daten

Wenn Teams mit verschiedenen Systemen arbeiten, fehlt Führungskräften ein verlässlicher Gesamtüberblick. Das erschwert Priorisierung, Risikoerkennung und Entscheidungen über Zeitpläne, Budgets und Kapazitäten.

Zu viele Anfragen, zu wenig Kapazität

Ohne klare Regeln für die Aufnahme neuer Arbeit wächst das Portfolio schneller als die verfügbare Kapazität. Die Folge sind Überlastung, verpasste Fristen und Projekte, die zwar starten, aber nicht sauber abgeschlossen werden.

Unklare Verantwortlichkeiten

PPM funktioniert nur, wenn klar ist, wer bewertet, wer entscheidet und wer Fortschritte meldet. Fehlen diese Zuständigkeiten, werden Risiken spät sichtbar und wichtige Beteiligte erhalten widersprüchliche Informationen.

Erfolgsfaktoren für wirksames Projektportfoliomanagement

Wirksames Projektportfoliomanagement entsteht nicht durch ein einzelnes Meeting, sondern durch wiederholbare Arbeitsweisen. Wenn Sie einige Grundprinzipien konsequent verankern, wird Ihr Portfolio belastbarer und leichter steuerbar.

Einheitliche Kriterien für Entscheidungen

Definieren Sie vorab, nach welchen Maßstäben Projekte genehmigt, verschoben oder gestoppt werden. Das macht Entscheidungen fairer, schneller und leichter nachvollziehbar.

Regelmäßige Status- und Kapazitätsprüfungen

Prüfen Sie Fortschritt, Risiken und verfügbare Kapazitäten in einem festen Rhythmus. So erkennen Sie Abweichungen früh und können Ressourcen anpassen, bevor Probleme größer werden.

Gemeinsame Verantwortung über Teams hinweg

Ein starkes Portfolio braucht die Zusammenarbeit von Führungskräften, Projektverantwortlichen und beteiligten Teams. Wenn alle auf dieselben Informationen zugreifen und dieselben Prioritäten kennen, lassen sich Entscheidungen besser umsetzen.

Morningstar hat genau diesen Weg beschritten. Führungskräften fehlte zuvor der Einblick in die Roadmaps der Teams. Das erschwerte das Risikomanagement und fundierte Entscheidungen. Durch die Zentralisierung aller Arbeit in Asana erhielten Führungskräfte einen klaren Überblick über laufende Projekte, deren Status und die zugewiesenen Ressourcen. Katie Dowling, Head of Global Technology Delivery & Operations bei Morningstar, bringt es auf den Punkt: «Man hat keine Strategie, solange man nicht auch sagt, was man nicht tut. Jetzt haben wir einen Prozess, der es uns ermöglicht, Nein zu sagen.» Wenn Sie gemeinsame Verantwortung in Ihrem Unternehmen stärken möchten, erfahren Sie mehr über Portfolios in Asana.

Trends im Projektportfoliomanagement: KI, agile Ansätze und mehr

Modernes PPM entwickelt sich weiter: weg von reiner Statusverwaltung, hin zu verknüpften Arbeitsdaten und gezielter Unterstützung durch KI. Dadurch können Teams schneller entscheiden und mehr Zeit für Arbeit mit hoher Wirkung aufwenden.

KI-gestützte Anfragenerfassung und Priorisierung

KI kann eingehende Anfragen strukturieren, fehlende Informationen markieren und Zusammenfassungen für die Bewertung erstellen. So entsteht schon vor der eigentlichen Entscheidung mehr Klarheit über Aufwand, Kontext und nächsten Schritt. In Asana übernimmt AI Studio genau diese Aufgabe: Anfragen werden automatisch kategorisiert, Informationslücken erkannt und Empfehlungen für die nächste Aktion bereitgestellt.

Verknüpfte Daten für bessere Ressourcenprognosen

Wenn Projekte, Anfragen und Berichte in einem gemeinsamen System zusammenlaufen, können Führungskräfte Kapazitäten realistischer planen. Das erleichtert Gespräche über Zielkonflikte und schafft eine bessere Grundlage für Priorisierungsentscheidungen.

Mehr Tempo durch ein gemeinsames System

Ein zentrales System reduziert manuelle Abstimmung zwischen Abteilungen und sorgt für klarere Übergaben. Morningstar stand vor dieser Herausforderung: Verschiedene Teams arbeiteten mit unterschiedlichen Tools, und Führungskräften fehlte die Übersicht über laufende Vorhaben.

Das Unternehmen zentralisierte seine Arbeit in Asana und setzte AI Studio für die strukturierte Bearbeitung von Anfragen ein. Die Ergebnisse:

• Zwei Wochen kürzere Bearbeitungszeit: Im Bereich Altersvorsorge durch automatisierte Anfragenerfassung

• 1.972 Arbeitstage pro Jahr eingespart: Durch optimierte Workflows im zentralen Technologieteam

• Über 600.000 US-Dollar jährliche Einsparungen: Durch die KI-gestützte Content-Pipeline für Research-Inhalte

Das Beispiel zeigt, wie ein gemeinsames System in Kombination mit KI das Projektportfoliomanagement wirksam unterstützen kann.

Behalten Sie mit Projektportfolio-Management den Überblick

Mit PPM können Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und darüber hinaus optimieren. Sie erhalten eine zentrale Übersicht über alle Vorhaben und können die richtigen Kennzahlen am richtigen Ort nachverfolgen.

Sind Sie bereit, mit dem Projektportfolio-Management loszulegen? Erfahren Sie mehr über Portfolios in Asana oder starten Sie direkt, um all Ihre Vorhaben an einem Ort zu bündeln.

Häufig gestellte Fragen zum Projektportfoliomanagement

Wann lohnt sich Projektportfoliomanagement für mein Unternehmen?

PPM lohnt sich, sobald mehrere Teams parallel an wichtigen Vorhaben arbeiten und Sie Prioritäten, Ressourcen oder Risiken nicht mehr zuverlässig in einzelnen Projektplänen überblicken können. Besonders hilfreich ist es, wenn Führungskräfte Entscheidungen über laufende und geplante Arbeit auf derselben Grundlage treffen sollen.

Wie oft sollte ein Portfolio aktualisiert werden?

Das hängt von Tempo und Komplexität Ihrer Arbeit ab. In vielen Unternehmen ist ein wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Rhythmus für Statusupdates sinnvoll, ergänzt durch regelmäßige Portfolio-Reviews für Priorisierungsentscheidungen.

Welche Kennzahlen sollte ich in einem Portfolio verfolgen?

Verfolgen Sie Kennzahlen, die Entscheidungen erleichtern, etwa Status, Risiken, Abhängigkeiten, Fortschritt gegen Meilensteine und die Verbindung zu strategischen Zielen. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern dass die Kennzahlen für Führungskräfte und Teams unmittelbar nutzbar sind.

Welche Rolle spielt ein PMO im Projektportfoliomanagement?

Ein Project Management Office kann Standards festlegen, Portfolio-Reviews vorbereiten, Statusinformationen konsolidieren und für einheitliche Prozesse sorgen. Ob ein PMO diese Aufgaben vollständig übernimmt oder nur unterstützt, hängt von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab.