Lee esto si todavía gestionas tu trabajo en hojas de cálculo

¿Alguna vez has sentido que intentas talar un árbol con una navaja suiza? Te damos la bienvenida al mundo de la gestión del trabajo moderno con hojas de cálculo. Por supuesto, esa pequeña y fiel hoja de cálculo ofrece herramientas útiles, pero cuando se trata del trabajo pesado del trabajo colaborativo moderno, se necesita algo con verdadera potencia.

Todos sufrimos de sobrecarga de hojas de cálculo

Muchos de nosotros hemos desarrollado un apego poco saludable a nuestros Formularios. Nos hemos convencido de que sus limitaciones simplemente son “así son las cosas” y no nos damos cuenta de que están limitando nuestro trabajo y nuestra creatividad.

Conocemos esa sensación perfectamente. No hay nada como la emoción de tu primera función BUSCARV. Nosotros también miramos a veces con cariño la Biblia de Excel 2010 que tenemos en la estantería. ¡Realmente no encontrarás 900 páginas de consejos, trucos y técnicas de Excel en ningún otro lugar!

Pero eso fue en el pasado y ahora la situación es diferente.

El trabajo ha cambiado radicalmente y, sencillamente, esas celdas no se han mantenido al día. Y cambiarlas por otras “inteligentes” tampoco marca la diferencia.

Sin embargo, en caso de que necesites más inspiración para dejar atrás las hojas de cálculo, hemos recopilado cinco razones por las que las hojas de cálculo no funcionan en el trabajo moderno y cinco razones por las que herramientas como Asana son el camino a seguir.

5 formas en que las hojas de cálculo nos fallan a todos

1. La colaboración en tiempo real da miedo

Gestionar el trabajo colaborativo en una hoja de cálculo es una pesadilla. Los comentarios en las celdas son rudimentarios y difíciles de consultar, por lo que las conversaciones importantes a menudo se pierden entre las cadenas de email o en las aplicaciones de chat. Además, con las hojas de cálculo es imposible evaluar el progreso general del proyecto, a menos que alguien dedique mucho tiempo a crear gráficos personalizados. E incluso en ese caso, basta con que un colaborador cometa un error (por ejemplo, que elimine algo por accidente o sobrescriba una fórmula) para que toda la estructura se desmorone.

2. Personalización engorrosa y automatización deficiente 

Cada Equipo tiene su forma única de trabajar, pero las hojas de cálculo no pueden adaptarse a distintos flujos de trabajo sin una personalización exhaustiva. Si deseas ver tus datos como un Calendario o un diagrama de Gantt, prepárate para dedicar todo el fin de semana a crearlos. En las hojas de cálculo, es necesario ingresar manualmente todo, desde la actualización de los estados hasta la recreación de los cronogramas y la asignación de tareas. Los flujos de trabajo sin código, las reglas y la automatización, y los canales de comentarios (los elementos básicos de una colaboración eficiente) no se encuentran por ningún lado.

3. La complejidad se convierte en caos

Las hojas de cálculo pueden funcionar bien para proyectos muy pequeños, pero, a medida que los Equipos crecen y los proyectos se vuelven más complejos, rápidamente dejan de ser eficaces. Agregar nuevas tareas, codificar los estados por colores y crear fórmulas puede hacer que un sistema que antes era ordenado se vuelva difícil de manejar. En poco tiempo, necesitarás a un experto en hojas de cálculo certificado solo para mantener a raya a esa bestia.

4. Persisten los silos de datos

El uso de hojas de cálculo para gestionar el trabajo suele dar lugar a documentos desconectados y a información fragmentada: cada hoja y cada libro de trabajo son una isla. Mantener todo sincronizado es un proceso manual, tedioso y prácticamente imposible. Si alguien abandona la organización, será muy difícil averiguar dónde se encuentra cada cosa. Si se incorpora una persona nueva, tendrá que buscar en unidades de disco y cadenas de correos electrónicos desconectadas para poder entenderlo todo.

5. Dónde se esconden los objetivos

Seamos realistas: las hojas de cálculo son, con frecuencia, el lugar donde los objetivos ambiciosos terminan acumulando polvo digital. Son como esa membresía del gimnasio a la que te inscribiste en enero: están llenas de buenas intenciones, pero rara vez las usas. Y no solo se llenan de polvo: los objetivos en las hojas de cálculos están aislados del trabajo real que se lleva a cabo, lo que dificulta priorizar las tareas diarias y ver cómo contribuyen a los objetivos generales.

Nuestras investigaciones demuestran sistemáticamente que, cuando los empleados no pueden ver cómo se alinea su trabajo con los objetivos de la empresa, sus esfuerzos pierden sentido. Los Equipos avanzan en direcciones diferentes, lo que provoca una falta de alineación y resultados deficientes.”

5 ventajas de las plataformas de gestión del trabajo colaborativo

1. Colaboración e informes en tiempo real

En Asana, consideramos que la plataforma adecuada para ti es aquella que permite una colaboración fluida y en tiempo real dentro del flujo de trabajo, lo que garantiza que todos los miembros del Equipo tengan acceso a la información más actualizada. Además, realizar un análisis de datos para tomar decisiones basadas en los datos es muy sencillo gracias a las herramientas de generación de informes y visualización de datos listas para usar y sin código que cualquiera puede utilizar.

2. Personalizar, personalizar, personalizar

Ya ningún Equipo trabaja de forma aislada. Tu Equipo de marketing digital colabora con miembros del Equipo de Ingeniería, y tu Equipo de comunicación necesita los detalles del último lanzamiento de funciones del Equipo de Producto. Unir a estos Equipos a través de una forma personalizable de comunicarse y colaborar con los mismos datos compartidos marca la diferencia. Así que, tanto si necesitas tableros Kanban para proyectos ágiles, vistas de cronograma para proyectos en cascada o algo completamente diferente, Asana es como una caja de Legos: fácil de personalizar y de construir lo que mejor se adapte a tu Equipo. 

3. La escalabilidad es importante

A diferencia de las hojas de cálculo, las plataformas de gestión del trabajo para empresas están diseñadas para escalar de manera efectiva y segura en toda la empresa. Con plantillas reutilizables, campos personalizados globales y un modelo de datos compartido, Asana garantiza la uniformidad y la alineación entre todos los Equipos. Además, con el generador visual de flujos de trabajo de Asana, cualquier persona puede crear automatizaciones que ahorren tiempo para aumentar su impacto personal. La plataforma crece sin esfuerzo junto con tu organización, lo que facilita la gestión del trabajo a cualquier escala, desde Equipos de 2 personas hasta organizaciones de 200 000. 

4. Se acabaron los silos

Asana ofrece una plataforma centralizada en la que todos los datos del trabajo están conectados y son accesibles, lo que garantiza la visibilidad y la Responsabilidad en toda la organización. Se acabaron los silos y la información fragmentada: ahora solo hay un camino claro a seguir. Gracias al exclusivo modelo de datos para gráficos de trabajo de Asana, los Equipos, su trabajo y los resultados que generan están conectados, lo que impulsa la productividad y crea un mapa dinámico que hace que la IA sea más precisa, confiable y fiable.

5. La estrategia se une a la ejecución

Con Asana, los objetivos se integran en la misma plataforma donde se realiza el trabajo. Desde los directivos hasta los colaboradores individuales, todos pueden ver cómo su esfuerzo contribuye a los objetivos de la empresa. Esto también significa que, a medida que se finaliza el trabajo en Asana, el progreso del objetivo se actualiza automáticamente en tiempo real. ¡Basta de perseguir a los miembros del Equipo para obtener informes de estado o de actualizar manualmente las hojas de cálculo! Lo que se obtiene es una toma de decisiones mejor y más rápida.

Decir adiós a las hojas de cálculo no tiene por qué ser difícil

Pasar de las hojas de cálculo a Asana es más fácil de lo que crees. A través de recursos de aprendizaje de autoservicio, programas de certificación de productos y servicios profesionales, Asana puede ayudar a tu Equipo a transformarse sin complicaciones. 

Además, no es necesario que empieces de cero: puedes importar tus datos existentes y configurar los flujos de trabajo para que se adapten a las necesidades de tu Equipo. Gracias a la asistencia para la incorporación y a una guía exhaustiva, dejar de usar las hojas de cálculo es un proceso sin complicaciones que conduce a una mayor eficiencia y colaboración.

Es hora de modernizar tus herramientas

El trabajo moderno requiere herramientas diseñadas para la colaboración, la visibilidad, la automatización y la escalabilidad, como Asana. Al dejar de lado las hojas de cálculo y adoptar soluciones de gestión del trabajo diseñadas específicamente para ese fin, los Equipos pueden reducir la posibilidad de error, mejorar la productividad y transformar la forma en que colaboran, convirtiendo el caos en armonía y el esfuerzo en resultados.  

No hace falta que nos creas a nosotros: programa hoy mismo una demostración de Asana y comprueba la diferencia por ti mismo/a.